פיוס מזומנים קטנים הוא סקירה רשמית של רשומות מזומנים קטנים. הכוונה בפעילות זו היא לבדוק אם היו תשלומים שלא תועדו. תשלומים כאלה הם בעיה נפוצה במזומנים קטנים, שם קיים סיכון גבוה להונאה. כמו כן, מכיוון שרוב האפוטרופוסים בקופת מזומנים אינם מוסמכים לרואי חשבון, הם עשויים לרשום שגויות באופן שגוי. מסיבות אלה, יש לבצע התאמה מזומנת בזמנים קבועים. ניתן להתייחס לבדיקה כאל ביקורת, שמשמעותה היא לא להזהיר את האפוטרופוס הזומני על הגעתו של הסוקר. היעדר אזהרה זה שימושי לאיתור משיכות אישיות מקופת המזומנים הזעירים.
בצע את הצעדים הבאים כדי ליישב מזומנים קטנים:
יתרה מוצהרת וודאית. סקור את מדיניות המזומנים הקטנים של החברה וקבע את יתרת המזומנים הקטנים המוצהרת עבור הקרן שתיבדק. לקופות מזומנים זעירים יכולות להיות יתרות מוצהרות שונות, מכיוון שחלקן חוות נפחי עסקאות גבוהים יותר מאחרות.
השג טופס פיוס . אם החברה משתמשת בטופס התאמה רשמי, השג עותק ריק והשתמש בו כדי לתעד את השלבים הבאים.
חישוב מזומנים מושכים. ספר את המזומנים שנותרו בקרן המזומנים הקטנים והחסיר אותו מהיתרה הנקובה עבור הקרן. התוצאה היא סכום המזומנים שנמשך מהקרן.
סיכמו שוברים. הוסף את סך ההוצאות המופיעות על כל שובר מזומן זעיר בקרן המזומנים הזעירים (המידע יכול להגיע גם מפנקס המזומנים הזעירים). הפחת סכום זה מהסכום המחושב של המזומנים שנמשכו. התוצאה צריכה להיות אפס. אם יש יתרה שיורית, יש קרן עודף במזומן. אם יש יתרה שלילית, קיים מחסור במזומן בקרן.
בדקו שונות. בדקו את ההבדלים בין הסכום הנקוב של קרן המזומנים הקטנים לבין סך המזומנים והשוברים בפועל. אם ההבדל אינו מוסבר, השלם שובר המציין את הסכום הלא מוסבר, וחייב אותו בחשבון מחלקתי שנקבע מראש בספר החשבונות הכללי.
כדאי לחייב הפרשים לא מוסברים בחשבון הוצאות שהופרש לשם כך. על ידי כך, הרבה יותר קל לעקוב אחר הכמות המצטברת של הפסדים ללא תיעוד לאורך זמן. כמו כן, שקול לקיים מדיניות המחייבת הודעה על צוות הביקורת הפנימית אם סכום המחסור הבלתי מוסבר בקרן מזומנים קטנים עולה על סכום מסוים.
לבסוף, דגל כספים מזומנים קטנים לצורך התאמות תכופות יותר אם אתה מזהה דפוס מתמשך של טעויות. תדירות ביקורת מוגברת יכולה לחשוף בעיות לפני שמצטברים הפסדים מהותיים.
