ייצוג נאמן הוא הרעיון שמפיקים דוחות כספיים המשקפים במדויק את מצבו של עסק. לדוגמא, אם חברה מדווחת במאזן שלה כי היו לה 1,200,000 $ חשבונות חייבים בסוף יוני, סכום זה אכן היה צריך להיות קיים באותו מועד. תפיסת הייצוג הנאמן אמורה להתפשט לכל חלקי הדוחות הכספיים, כולל תוצאות הפעילות, המצב הכספי ותזרים המזומנים של הישות המדווחת. לדוחות כספיים המייצגים נאמנה היבטים אלה של עסק צריכים להיות שלוש התכונות הבאות:
הושלם . כל המידע שהמשתמש זקוק לו בכדי ליצור תמונה ברורה של התוצאות, המצב הכספי ותזרים המזומנים של העסק נכללים בדוחות הכספיים. המשמעות היא גם כי לא הושמט שום מידע שעשוי היה לגרום למשתמש לחוות דעה אחרת על העסק. לדוגמא, עסק יכול לדווח כי יש לו הלוואה בסך 500,000 $ נכון לתאריך המאזן, אך הדבר לא ייחשב למלא אלא אם כן יימסר מידע נוסף אודות ההלוואה, כגון מועד הפירעון שלה.
ללא שגיאות . הדוחות הכספיים לא צריכים להכיל שגיאות, כך שהמידע הכלול בהם מציג ראייה הוגנת של הארגון. אם יש סדרה מתמשכת של "שגיאות" הנוטות להטות את תוצאות הדוחות הכספיים בכיוון מסוים, הדבר עשוי להיחשב מקרה של הונאת דיווח כספי.
לא מוטה . הדוחות הכספיים מייצגים את המצב הארגוני בפועל, מבלי לנסות להגביר את תוצאותיו שלא לצורך או לגרום להם להראות גרועים מכפי שהם באמת. לדוגמא, ניתן להשתמש בדוחות כספיים מוטים כדי לתת ראייה אופטימית מדי על עסק במטרה לעודד קונה פוטנציאלי לשלם מחיר גבוה יותר עבורו. לעומת זאת, ניתן לגרום לדוחות הכספיים להיראות גרועים יותר כדי להפחית את חבותה הקשורה במס הכנסה.
