ספר חשבונות החשבונות הוא תתי משנה בו נרשמים כל מכירות האשראי שבוצעו על ידי עסק. זה שימושי להפרדה של מיקום אחד לתיעוד של כל הסכומים שחויבו ללקוחות, כמו גם כל תזכירי האשראי (לעתים נדירות יותר) שהונפקו להם, וכל התשלומים שבוצעו על ידי חשבוניות על ידם. היתרה הסופית של ספר החשבונות שווה לקבל שווה לסכום הכולל של חשבונות שטרם שולמו.
עסקה אופיינית שהוזנה בחשבונאי החשבונות תתעד חשבונית, שבעקבותיה מאוחר יותר תופיע עסקת תשלום מלקוח שמבטלת את החשבון. אם לקוח לא משלם את מלוא הסכום של החשבונית, ניתן לרשום תזכיר אשראי כדי לבטל את היתרה.
אם תנהל רישום ידני של ספר החשבונות לקבל חשבונות, הוא יכול להכיל מידע רב יותר. שדות הנתונים בספר חשבונות שהוכן ידנית עשויים לכלול את המידע הבא לכל עסקה:
תאריך חשבונית
מספר חשבונית
שם לקוח
קוד זיהוי לפריט שנמכר
מס מכירה
הסכום הכולל המחויב
דגל תשלום (מציין אם בתשלום או לא)
המסמך העיקרי שנרשם בחשבונאי החשבונות הוא חשבונית הלקוח. כמו כן, אם אתה מעניק בחזרה זיכוי ללקוח על פריטים כגון סחורות שהוחזרו או פריטים שניזוקו במעבר, אז אתה גם רושם תזכיר אשראי בפנקס הספרים. חיוב נוסף ללקוח עשוי להופיע בתזכיר חיוב (או בחשבונית נפרדת).
המידע בפנקס החשבונות המתקבל מצטבר מעת לעת (בכל מקום מיום לחודש) ומועבר לחשבון בפנקס הכללי, הידוע כחשבון בקרה. חשבון הפיקוח על חשבונות חשבונות חשבונות משמש כדי למנוע מבלאגן בספר החשבונות הכללי עם כמות המידע העצומה שמאוחסנת בדרך כלל בפנקס החשבונות. מיד לאחר הרישום, היתרה בחשבון הבקרה צריכה להתאים ליתרה בחשבונת החשבונות. מכיוון שלא מאוחסנות עסקאות מפורטות בחשבון הבקרה, כל מי שרוצה לחקור עסקאות חשבוניות ותמונות אשראי של לקוחות יצטרך להתרחק מחשבון הבקרה לחשבונם של חשבונות החשבונות כדי למצוא אותן.
לפני סגירת הספרים והפקת דוחות כספיים בתום תקופת חשבונאות, השלם את כל הרישומים בפנקס חשבונות החשבונות, סגור את הפנקס לאותה תקופה ורשום את הסיכומים מתוך ספר החשבונות לקבלת חשבונות. שלבים אלה הושלמו באופן אוטומטי בחלק מחבילות התוכנה החשבונאיות כאשר משתמש מציין כי יש לסגור תקופה.
תנאים דומים
ספר החשבונות המכונה גם חשבונית המשנה לקבלת חשבונות או חשבון המשנה לקבל חשבונות.
