בעסק שאין לו רשומות מלאי מדויקות, יש צורך לבצע מעת לעת ספירה מלאה של המלאי (המכונה ספירה פיזית). זה נעשה בדרך כלל בסוף חודש, רבעון או שנה, במקביל לתום תקופת דיווח. כפי שההליך הבא יראה, נדרש מאמץ רב להשלמת ספירת מלאי מדויקת, ולכן חברות נוטות להגביל את מספר הספירות שהושלמו בשנה. השלבים בתהליך הם כדלקמן:
הזמנת תגי הזמנות . הזמינו מספר מספיק של תגי ספירה של שני חלקים לכמות המלאי הצפויה לספור. יש למספר תגים אלה ברצף, כך שניתן יהיה לעקוב אחריהם בנפרד כחלק מתהליך הספירה.
תצוגה מקדימה של מלאי . בדוק את המלאי מספר ימים לפני ספירת המלאי המתוזמנת. אם חסרים מספרי חלקים, או שנראה כי פריטים במצב שקשה לספור (כגון אי שקיות או אגרוף), הודע לצוות המחסן על התיקונים הנדרשים.
ספירת מלאי מראש . עברו על המלאי מספר ימים מראש וספרו את כל הפריטים שניתן להניח בכלי אטום. אטום אותם במיכלים וסמן את הכמות על סרט האיטום. זה מקל על משימת הספירה הרבה יותר במהלך הספירה בפועל. אם חותם נשבר, צוות ספירה יידע שעליו לספור מחדש את תכולת המכולה.
הזנת נתונים מלאה . אם יש לבצע פעולות הזנת נתונים שנותרו, עשה זאת לפני תחילת ספירת המלאי הפיזי. זה כולל עסקאות להנפקות מהמחסן, החזרות למחסן והעברות בין מיקומי סל בתוך המחסן.
הודע מחוץ למיקומי אחסון . אם לחברה מתקני אחסון חיצוניים או מיקומי צד ג 'המחזיקים מלאי חברה במשלוח, הודיעו להם כי עליהם לספור את מלאים בהישג יד החל מתאריך הספירה הרשמי ולהעביר מידע זה למנהל המחסן.
הקפאת פעילויות מחסן . עצור את כל המשלוחים מהמחסן, וכן הפרד את כל הסחורות שהתקבלו לאחרונה במקום שלא יספרו. אחרת, רשומות המלאי יהיו במצב של שטף במהלך ספירת המלאי, וכך לא יהיו אמינות לחלוטין.
הנחיית צוותי ספירה . אספו צוותים של שני אנשים לספירת המלאי, והדרכו אותם בחובות הספירה שלהם. חובות אלה כרוכות בכך שאדם אחד סופר מלאי ואילו האדם השני מסמן את המידע בתג ספירה. עותק אחד של התג מודבק על המלאי, ואילו הצוות שומר על העותק השני.
תגי הנפקה . פקיד מלאי מנפיק לצוותי הספירה בלוקים של תגי ספירה. כל צוות אחראי להחזרת טווח מספרי ספציפי של תגי ספירה, בין אם משתמשים בתגיות ובין אם לאו. שמירה על השליטה בכל תגי הספירה מבטיחה שתגים שאבדו ייבדקו מייד.
הקצה אזורי ספירה . הקצה טווח ספציפי של פחים לכל צוות ספירה. שים לב למיקומים אלה עם סימון על מפת המחסן. פקיד המלאי צריך לנהל רשימת מאסטר אילו אזורים במחסן נספרו, ואילו צוותים הוקצו לכל אזור.
ספירת מלאי . אדם אחד בכל צוות סופר פריט ספציפי בתוך מיקום סל, ואז האדם השני מסמן את מיקום הפח, תיאור הפריט, מספר החלק, הכמות ויחידת המידה בתג ספירה. הצוות מדביק את העותק המקורי של התג לפריט המלאי ושומר את העותק.
אמת תגים . עם השלמת אזור ספירה, כל צוות ספירה חוזר לפקיד המלאי, שמוודא שכל התגים הוחזרו. אם יש לספור שטחי מחסן נוספים, הקצה שטח חדש לצוותי הספירה והנפיק להם גושים חדשים של תגי ספירה לפי הצורך.
הזן פרטי תג . הזן את המידע על תגי הספירה לטופס הזנת נתונים מקוון. לאחר השלמת הזנת הנתונים, הדפס דוח המציג את כל מספרי התגים שהוזנו, ממוין לפי מספר התג, וחפש פערים במספרים. בדוק את פערי המספור שנמצאו. זה יבטיח שכל תגי הספירה שהונפקו נכללו בקובץ.
חקור תוצאות חריגות . ממיין מחדש את דוח המלאי בכמה דרכים לחפש מידע חריג, ובדוק את ערך התג המשויך לכל אחד מהם.
יכול להיות שימושי להעריך הליך זה לאחר כל ספירה, כדי לראות אם יש לשנות את ההליך בכדי לפצות על בעיות ספירה שחוו.
