מערכת מידע חשבונאית היא מערכת שמצטברת, מאחסנת ומעבדת מידע פיננסי וחשבונאי. המערכת מייצרת דוחות המשמשים לקבלת החלטות בנוגע לאופן ניהול הארגון. דיווחים אלה משמשים גם גורמים חיצוניים להערכת הלוואות והזדמנויות השקעה מול המשרד. מרכיבי המפתח של המערכת הם:
המדיניות והנהלים המסדירים את אופן איסוף המידע.
הבקרות הפנימיות המשמשות כדי להבטיח כי המידע נרשם כהלכה.
ההדרכה המיועדת להבטיח שמשתמשים יפעילו את המערכת כהלכה.
התוכנה ובסיס הנתונים המשולב המשמשים לאחסון ועיבוד מידע.
החומרה שעליה מאוחסנות התוכנה ומסד הנתונים.
מערכת מידע חשבונאית מופעלת בדרך כלל באמצעות ציוד לעיבוד נתונים אלקטרוני, אך ניתן להפעיל אותה בצורה פחות יעילה באמצעות מערכת הנהלת חשבונות ידנית. שימוש במערכת מבוססת מחשב הוא יתרון מאוד, מכיוון שהיא אוטומטית תהליכי חשבונאות רבים ובכך מפחיתה את שיעורי השגיאה בעסקאות. זה יכול גם לייצר דוחות הרבה יותר מהר מאשר מערכת ידנית.
מערכת מידע חשבונאית מורכבת בדרך כלל ממספר מודולים, שכל אחד מהם נועד לטפל בסוגים מסוימים של עסקאות. מודולים אלה כוללים:
חשבונות חייבים
חשבונות חייבים
מְלַאי
גִלְיוֹן שָׂכָר
ספר חשבונות כללי
דיווח
ניתן להרחיב את מערך המודולים הבסיסי כדי לכלול פונקציות נלוות, כגון רכישה, תזמון ייצור, אחסנה ומשאבי אנוש.
