לְמַמֵן

כיצד ליישב חשבונות חייבים

התאמה של חשבונות חייבים היא תהליך ההתאמה בין הסכומים המפורטים של חיובי לקוחות שלא שולמו לסך החשבונות הנקובים בספר החשבונות הכללי. תהליך התאמה זה חשוב מכיוון שהוא מוכיח שנתון ספר החשבונות הכללי מוצדק. שני מקורות המידע לפיוס זה הם כדלקמן:

  • ספר חשבונות כללי . בדרך כלל קיים חשבון בפנקס הכללי המיועד לאוסף הבלעדי של כל החייבים הקשורים ללקוחות (המכונים חייבי מסחר). לאחר שנרשמו כל העסקאות לתקופת דיווח וכל יתרות ספר החשבונות הבנות נרשמו לספר החשבונות הכללי, יתרת הסיום המתקבלת בחשבון החייבים היא סך הכל לאימות באמצעות התאמה.

  • פירוט חייבים . הרישום המפורט של חיובי לקוחות שלא שולמו, אשר אמור להתאים ליתרת הסיום בספר הכללי נרשם בדרך כלל בפנקס מכירות של חברות בת. כדי לחלץ מידע זה למטרות התאמה, הדפס את דוח החשבונות הזקנים מיום ליום האחרון של תקופת הדיווח. לאחר מכן משווים את הסיכומים בדוח זה לסכום התקבולים בספר החשבונות הכללי.

כאשר מתבצע הפיוס, יתכנו הבדלים בין שני הסכומים מהסיבות הבאות:

  • רישום יומן בוצע בחשבון ספר החשבונות הכללי שעקף את ספר החשבון הבת. זו הסיבה השכיחה ביותר להבדל.

  • חיוב פורסם בטעות בחשבון שאינו חשבון חייבי המסחר. זו הסיבה הכי פחות נפוצה להבדל, מכיוון שמודול החיוב מוגדר להקליט באופן אוטומטי את כל החיובים לחשבון הנכון.

  • דוח החייבות בגילאי הופעל בתאריך שונה מהתאריך בו נעשה שימוש להשגת יתרת ספר חשבונות כללית.

תהליך פיוס זה מתבצע בדרך כלל כחלק מפעולות הסגירה בסוף החודש לפני הוצאת הדוחות הכספיים. אם הפיוס לא מתנהל ומתברר שיש טעות בפנקס הכללי, פירוש הדבר שעלול להיות אי דיוק מהותי בדוחות הכספיים.

לכל הפחות, צריך שיהיה התאמה בין חשבונות חייבים בסוף שנת הכספים, כך שכל אי דיוקים הקשורים לחייבים יוסרו מהדוחות הכספיים לפני בחינתם על ידי רואי החשבון החיצוניים של החברה.