לְמַמֵן

שגיאות במאזן הניסיון

יתרת הניסיון הינה רמה מסכמת של רישום סכום החיוב או האשראי בכל חשבון. בדרך כלל אתה משתמש במאזן הניסיון הראשוני, או הלא מותאם, משתי סיבות:

  • כדי להבטיח כי סך כל החיובים יהיה שווה לסך כל הזיכויים, ובכך להבטיח שכל העסקאות הבסיסיות יהיו באיזון.

  • לשמש כנקודת המוצא להתאמת רשומות שיביאו את המידע במאזן הניסיון לעמידה במסגרת חשבונאית, כגון עקרונות חשבונאות מקובלים או תקני דיווח פיננסי בינלאומיים.

יתרת ניסיון לא מותאמת זו עשויה להכיל מספר שגיאות, שרק כמה מהן קלות לאיתור בפורמט דוח היתרה לניסיון. להלן שגיאות נפוצות יותר, עם הצעות כיצד למצוא אותן:

  • הכניסות בוצעו פעמיים . אם רישום נעשה פעמיים, יתרת הניסיון עדיין תהיה באיזון, כך שזה לא מסמך טוב למציאתו. במקום זאת, לעסקה מתמשכת, ייתכן שתצטרך להמתין עד שהבעיה תיפתר מעצמה. לדוגמא, חשבונית משוכפלת ללקוח תידחה על ידי הלקוח, ואילו חשבונית כפולת מספק תובחן (בתקווה) בתהליך אישור החשבונית.

  • ערכים כלל לא נעשו . אי אפשר למצוא במאזן הניסיון, מכיוון שהוא לא שם (!). הפתרון הטוב ביותר הוא לשמור על רשימת ביקורת של רשומות סטנדרטיות, ולוודא שכולן בוצעו.

  • רשומות לחשבון הלא נכון . זה עשוי להיות ברור במבט מהיר על יתרת הניסיון, מכיוון שלחשבון שלא היה לו כלל יתרה בעבר יש כעת חשבון. אחרת, הצורה הטובה ביותר לתיקון היא מניעה - השתמש בתבניות רשומות יומן רגילות לכל הרשומות החוזרות.

  • ערכים הפוכים . רשומה לחיוב עשויה להירשם בטעות כזיכוי, ולהיפך. נושא זה עשוי להיות גלוי במאזן הניסיון, במיוחד אם הערך גדול מספיק בכדי לשנות את סימן היתרה הסופית להיפך מסימן הרגיל.

  • מספרים שהועברו . ייתכן שהספרות במספר הוחלפו. קל למצוא את זה, מכיוון שהערך הבסיסי אינו מאוזן, ולכן לא היה צריך להתקבל על ידי תוכנת הנהלת החשבונות. אם משתמשים במערכת ידנית, יש להשוות את סכומי הזמנת היומן לסכומים במאזן הניסיון. נושא זה מתייחס לנושא הבא.

  • ערכים לא מאוזנים . זה רשום אחרון, מכיוון שזה בלתי אפשרי בסביבה ממוחשבת, שבה הערכים חייבים להיות מאוזנים או שהמערכת לא תקבל אותם. אם אתה משתמש במערכת ידנית, הבעיה תופיע בסיכומי העמודות של יתרת הניסיון. עם זאת, איתור הכניסה המדויקת הוא קשה בהרבה, ויקרא לבדיקה מפורטת של כל ערך, או לפחות את הסיכומים בכל ספר חשבונות הבת המתגלגל לספר הכללי.

בכל פעם שתתקן שגיאה, הקפד להשתמש ברישום יומן עם תיעוד תומך בבירור, כך שמישהו אחר יוכל לעקוב אחר עבודתך במועד מאוחר יותר.