ספירת מלאי היא ספירת מלאי ידני. המשמעות היא זיהוי כל פריט העומד לרשותך, ספירתו וסיכום כמויות אלה לפי פריט. יכול להיות גם שלב אימות, בו משווים את תוצאות הספירה לספירת יחידות המלאי במערכת המחשוב של החברה. לקיחת מלאי היא דרישה נפוצה של מערכת מלאי תקופתית, והיא עשויה להידרש גם במסגרת הביקורת השנתית של החברה. בקיצור, מלאי תוצאות מוצג במסמך ברמת סיכום המכיל רשימה של הכמויות העומדות בפני כל פריט מלאי בנקודת זמן ספציפית. הצעדים הפרוצדורליים הנדרשים לשם כך הם:
בחר והכשיר את צוותי הספירה בנוגע לאופן ביצוע ספירות ומלא את הניירת הנלווית.
קבע זמן ניתוק, שלאחריו לא מותר מלאי נוסף באזור הקבלה במחסן, ושום פריטים לא נשלחים החוצה. זה מועיל אם אין פעילות ייצור, קבלה או משלוח ביום הספירה.
הקצה לכל צוות ספירה אזורי אחריות בספירה במחסן.
הפץ רצף קבוע של תגי ספירה לכל צוות והיכנס לטווחי המספרים שהופצו.
בכל צוות ספירה אדם אחד מזהה וסופר מלאי ואילו אדם אחר ממלא את תג הספירה. התג המקורי מודבק על המלאי, והצוות שומר עותק גיבוי.
כשכל צוות מסיים את הספירה, הוא מגיש את תגי הספירה. מנהל תגי הספירה בודק אם חסרים תגים כלשהם, מה שעשוי לדרוש חיפוש נוסף כדי למצוא את התגים. בדרך כלל הם עדיין מחוברים לתגיות שהודבקו למלאי.
פקיד תגי הספירה מסכם את תגי הספירה בגליון אלקטרוני המשמש ליצירת סיכומי סיכום לכל פריט מלאי. חלופה היא להזין את המידע למסד נתונים, שעושה עבודה טובה יותר בצבירת סיכומי סיכום.
רואה החשבון משווה את המידע שהתקבל לבין יתרות היחידות המתוחזקות במערכת המלאי התמידית של החברה (בהנחה שיש לו מידע כזה). אם יש שונות גדולה ממאגר המידע הקיים, צוות ספירה יחזור למחסן כדי לאמת את הספירות המקוריות.
זהו תהליך עתיר עבודה ועשוי לדרוש זמן משמעותי של זמן השבתה במחסן, כך שבדרך כלל חברות מנסות להימנע ככל האפשר מלקיחת מלאי.
צורה תכופה יותר של לקיחת מלאי נקראת ספירת מחזור, המסתיימת מדי יום. אם חברה משתמשת בספירת מחזור, צוות המחסן סופר את המלאי בחלק קטן מהמחסן ומתאים את פרטי הספירה שלה לרשומות במערכת המחשוב. אם יש שגיאות, צוות המחסן מתקן אותן, ובודק גם את הסיבות הבסיסיות לכך שהטעויות התרחשו. תוכנית ספירת מחזור פעילה תשפר לפחות את רמת הדיוק של רשומות המלאי, ואולי אף תביא לכך שלא יהיה צורך לבצע ספירת מלאי פיזית בסוף החודש.
