סקירה כללית של חשבונות חייבים
כאשר סחורות או שירותים נמכרים ללקוח, והלקוח רשאי לשלם במועד מאוחר יותר, זה מכונה מכירה באשראי, ויוצר חבות עבור הלקוח לשלם למוכר. לעומת זאת, זה יוצר נכס עבור המוכר, הנקרא חשבונות חייבים. זה נחשב לנכס לטווח קצר, מכיוון שהמוכר משולם בדרך כלל בפחות משנה.
חייבת חשבונות מתועדת באמצעות חשבונית, אותה המוכר אחראי להנפיק ללקוח באמצעות הליך חיוב. החשבונית מתארת את הסחורה או השירותים שנמכרו ללקוח, את הסכום שהוא חייב למוכר (כולל מיסי מכר ודמי הובלה) ומתי הוא אמור לשלם.
אם המוכר פועל על בסיס חשבונאי במזומן, הוא רושם עסקאות רק ברשומות החשבונאיות שלו (שנאספות לדוחות הכספיים) כאשר מזומנים משולמים או מתקבלים. מכיוון שהנפקת חשבונית אינה כוללת שינוי במזומן, אין רישום של חשבונות חייבים ברשומות החשבונאיות. רק כאשר הלקוח משלם, המוכר רושם מכירה.
אם המוכר פועל על פי בסיס הצבירה הנפוץ יותר של חשבונאות, הוא רושם עסקאות ללא קשר לשינויים במזומן. זו המערכת לפיה נרשם חיוב בחשבון. בנוסף קיים סיכון שהלקוח לא ישלם. אם כן, המוכר יכול לחייב הפסדים אלה בהוצאות כאשר הם מתרחשים (המכונה שיטת המחיקה הישירה) או שהוא יכול לצפות את סכום ההפסדים כאמור ולגבות סכום משוער להוצאה (המכונה שיטת הקצבאות). יש להעדיף את השיטה האחרונה מכיוון שהמוכר משווה הכנסות להוצאות חובות גרועים באותה תקופה (המכונה עקרון ההתאמה).
נמחיש מושגים אלה בהמשך.
הקלטת מכירות שירותים באשראי
כאשר שירותים נמכרים ללקוח, המוכר בדרך כלל יוצר חשבונית בתוכנת החשבונאות שלו, היוצרת באופן אוטומטי ערך לזיכוי חשבון המכירה ומחייב את חשבון החשבונות החייבים. כאשר הלקוח ישלם אחר כך את החשבונית, המוכר היה מחייב את חשבון המזומן ומזכה את חשבון החשבונות. לדוגמא, ABC International מחייבת לקוח שירותים בסך 10,000 דולר, ורושמת את הערך הבא:
