לפני סגירת הספרים בתום כל תקופת דיווח, על צוות הנהלת החשבונות לוודא שהסכום המפורט של כל החשבונות המגיעים לתשלומים תואם ליתרת חשבונות התשלומים המצוינים בספר החשבונות הכללי. פעולה זו מבטיחה כי סכום החשבונות המשתלמים המדווחים במאזן יהיה נכון. זה נקרא פיוס חשבונות. תהליך ההתאמה לחשבונות כולל את השלבים הבאים:
השווה את יתרת החשבונות המסתיימים בחשבונות בספר הכללי לתקופה שקדמה להיום, לדוח פירוט החשבונות המיושנים החל מסוף אותה תקופה. אם מספרים אלה אינם תואמים, יהיה עליך ליישב תקופות קודמות לפני שתנסה ליישב את התקופה הנוכחית. אם השונות אינה מהותית, יתכן ומקובל להמשיך לפיוס לתקופה הנוכחית.
עיין בחשבון החשבונות הכללי לתשלומים כדי לראות אם נרשמו חשבונות ביומן במהלך תקופת הדיווח הנוכחית. אם כן, תעד פריטים אלה בגיליון אלקטרוני לפיוס.
הדפס את הדו"ח לתשלום חשבונות סיום בגין תקופת הדיווח הנוכחית. הזן את הסכום הכולל שנותר בדוח זה בגליון האלקטרוני לפיוס. בשלב זה, הפיוס צריך להיות שלם. אם עדיין יש שונות, ואין זו שונות שהתרחשה בתקופה קודמת, שקול את שלבי ההתאמה הנוספים הבאים:
ודא כי יומן חשבונות החשבונות פורסם כראוי בפנקס החשבונות הכללי.
ודא כי הדוח לתשלומי חשבונות בגילאים הודפס לאחר סיום כל הפרסום.
ודא כי ספר החשבונות הכללי מוגדר לתקופת הדיווח הנכונה.
תהליך פיוס זה יכול להיות קשה כאשר הוא מתבצע בפעם הראשונה. עם זאת, לאחר שזוהו כל השגיאות והתיקונים, בדרך כלל קל יחסית לעדכן את מסמך ההתאמה בתקופות הדיווח הבאות.
