רישום לספר הכללי כולל רישום עסקאות חשבונאיות מפורטות בספר הכללי. זה כולל צבירת עסקאות פיננסיות מהמקום שבו הן מאוחסנות בפנקסים מיוחדים והעברת המידע לפנקס הכללי. בתחילה, עסקאות שהושלמו בהיקף נרשמות בדרך כלל בפנקס התמחות, כמו פנקס מכירות. פעולה זו מונעת מהספר הכללי להיות שטוף בפירוט לאלפי עסקאות. המידע בספר הכללי מצטבר למכלול דוחות כספיים לכל תקופת דיווח.
המידע באחד מפנקסי המומחיות נצבר במרווחי זמן קבועים, ובאותה נקודה רישום ברמת הסיכום ומועלה בפנקס הכללי. בסביבת הנהלת חשבונות ידנית, הצבירה עשויה להתרחש במרווחי זמן קבועים, כגון פעם ביום או פעם בחודש. לדוגמא, אם ספר החשבונות המקורי היה ספר המכירות, רשומת הרישום המצטברת עשויה לכלול חיוב בחשבון החייבים, וזיכויים לחשבון המכירה ולחשבונות חבות במס מכירה שונים. בעת פרסום רשומה זו בספר החשבונות הכללי, ניתן היה לכתוב סימון בשדה התיאור, המציין את טווח התאריכים שחל עליו הערך. זה שימושי לאספקת בהירות נוספת למשתמש בספר החשבונות הכללי העוסק בחקר עסקאות מסוימות.
בסביבת הנהלת חשבונות ממוחשבת, לא ניתן יהיה לשים לב לפרסום בדף הכללי. התוכנה פשוט עושה זאת במרווחי זמן קבועים, או שואלת אם ברצונך לפרסם, ואז מטפלת בפרסום החשבונות הכללי הבסיסי באופן אוטומטי. יתכן ואף עסקת רישום לא מופיעה אפילו בדוחות שנוצרים על ידי המערכת.
רישום לספר הכללי אינו מתרחש לעסקאות בהיקף נמוך יותר, שכבר נרשמות בספר הכללי. לדוגמא, רכישות של רכוש קבוע עשויות להיות נדירות כל כך, עד שאין צורך בפנקס התמחות שיאכלס עסקאות אלה, ולכן הן נרשמות ישירות בספר החשבונות הכללי.
אם מישהו מעוניין לחקור עסקה מפורטת, הם בדרך כלל מתחילים באחד מהדוחות הכספיים, מדקדקים לחשבון הרלוונטי בפנקס הכללי ואז מתייחסים לפנקס התמחות המכיל מידע מפורט אודות העסקה המדוברת.
