הוצאות נוצרות כשמשאבים נצרכים. אתה יכול לצרוך משאב במהלך הזמן או על ידי שימוש פיזי במשאב. לדוגמא, תצטרך הוצאה:
להשכרה בחלוף הזמן בתקופת שכירות
בגין פחת בחלוף הזמן במהלך החיים השימושיים של נכס קבוע
למוצר כאשר הוא נמכר
בגין הוצאות לא מהותיות, כגון ציוד משרדי, ההנחה היא כי נוצרה ברגע שנרכשים פריטים אלה, מכיוון שזה יקר מדי לעקוב אחריהם ולרשום מתי הפריטים נצרכים במועד מאוחר יותר.
אתה לא בהכרח כרוך בהוצאה כאשר אתה מתחייב. לדוגמא, כאשר בעל עסק חותם על הסכם חכירה לפיו חברתו מתחייבת לשלם דמי שכירות עבור שטחי משרדים בשלוש השנים הבאות, על העסק התחייבה להוציא בסופו של דבר הוצאה. עם זאת, היא למעשה אינה נושאת בהוצאה עד שהיא מסיימת כל אחת מתקופות השכירות השונות (כאשר היא "כילתה" את שכר הדירה).
ניתן להוציא הוצאה ללא כל חשבונית ספק תואמת או תשלום שכר לרישום האירוע; זה נוצר כאשר חשבונית הספק טרם הגיעה, או שעובד טרם שולם. במקרים אלה, ואם עסק סוגר את ספריו בסוף החודש, עליו לצבור הוצאה עם רישום יומן על מנת לרשום את ההוצאה בחודש בו היא נוצרה. מנקודת מבט של יעילות, לא נעשה שימוש בצבירת הוצאות אם ההוצאות שהיו קטנות מכדי שיהיו מהותיות לתוצאות המדווחות בדוח רווח והפסד.
כמו כן, לא ניתן לרשום צבירת הוצאות אם חברה משתמשת בסגירה רכה לסגירת הספרים, ובמקרה זה ככל הנראה תוצא הוצאה בתקופת הדיווח הבאה.
