אישור שלילי הוא מסמך שהנפיק מבקר ללקוחות חברת לקוחות. המכתב מבקש מהלקוחות להשיב למבקר רק אם הם מוצאים פער בין הרשומות שלהם לבין המידע אודות הרשומות הכספיות של חברת הלקוח שמספק המבקר. לדוגמא, מכתב אישור מספר ללקוח כי רישומי חברת הלקוח בסוף השנה מציגים יתרת חייבים סופית עבור אותו לקוח בסך 500,000 דולר. אם הלקוח מסכים עם מספר זה, הוא לא צריך ליצור קשר עם המבקר כדי לאשר את המידע שנמסר. לאחר מכן יניח המבקר כי הלקוח מסכים למידע שהוצג בפניו באישור.
אישור שלילי מיועד לשימוש במצבים בהם הבקרה הפנימית של חברת הלקוח כבר נחשבת חזקה למדי, כך שתהליך האישור משמש כשיטת ביקורת משנית עבור החשבונות הנבדקים.
אישור חיובי הוא אישור בו הלקוח נדרש להחזיר מסמך, המאשר או מחלוקת על פרטי החשבון שנשלח אליו על ידי המבקר. אישור שלילי אינו מצריך עבודת מעקב של רואי החשבון כמו אישור חיובי, אך גם אינו נחשב כמקור איכותי של ראיות ביקורת כמו האישור החיובי, מכיוון שאולי חלק מהלקוחות לא טורחים להחזיר מסמך אישור, למרות שגילו אי התאמה. מסיבה זו, רוב המבקרים מעדיפים להשתמש באישורים חיוביים על פני אישורים שליליים, למרות העלות הנוספת.
אישור שלילי או חיובי אינו מוגבל לשימוש אצל לקוחות חברת לקוח. הם משמשים בדרך כלל עם ספקים לאישור יתרות בחשבון בדולרים קטנים. לעתים רחוקות נעשה שימוש באישור שלילי עם המלווה, מכיוון שרואי החשבון מבקשים להיות בטוחים מאוד ביתרות החוב הסופיות המדווחות על ידי לקוחותיהם. במקרה זה, משתמשים כמעט תמיד באישורים חיוביים.
