רישום חשבונאי הוא רישום רשמי המתעד עסקה. ברוב המקרים, רישום חשבונאי נעשה באמצעות מערכת הנהלת חשבונות כפולה, הדורשת הרשמה גם חיוב וגם אשראי, ואשר מובילה בסופו של דבר ליצירת מערך שלם של דוחות כספיים. ניתן לבצע רישום חשבונאי גם במערכת חשבונאית כניסה אחת; מערכת זו עוקבת בדרך כלל רק אחר קבלות מזומנים ותשלומי מזומנים, ומציגה רק את התוצאות הדרושות לבניית דוח רווח והפסד.
ישנם שלושה סוגים עיקריים של רשומות חשבונאיות, שהם:
הזנת עסקה . זהו הסוג העיקרי של האירוע העסקי שעבורו רואה החשבון ייצור ערך חשבונאי. דוגמאות לעסקאות חשבונאיות הן רישום חשבונית ללקוח, חשבונית מספק, קבלת מזומן ורכישת נכס קבוע. סוג זה של רישום חשבונאי משמש הן בבסיס הצבירה והן בבסיס המזומנים של החשבונאות.
התאמת כניסה . זוהי רשומת יומן המשמשת בסוף תקופת חשבונאות להתאמת היתרות בחשבונות ספר חשבונות כלליים שונים בכדי ליישר בצורה מדויקת יותר את התוצאות המדווחות ואת מצבו הכספי של עסק כדי לעמוד בדרישות של מסגרת חשבונאית, כגון GAAP או IFRS. סוג זה של רישום חשבונאי משמש תחת בסיס הצבירה של החשבונאות.
ערך הסגירה . זוהי רשומת יומן המשמשת בסוף תקופת חשבונאות כדי להעביר את יתרות הסיום בכל חשבונות ההכנסות, ההוצאות, הרווחים וההפסדים (המכונים חשבונות זמניים) לחשבון הרווחים השמורים. פעולה זו מרוקנת את החשבונות הזמניים, כך שיוכלו להתחיל לצבור מידע עסקי בתקופת החשבונות הבאה.
רשומות חשבונאיות עבור עסקאות נוצרות בדרך כלל באמצעות ממשק עסקה בתוכנת הנהלת החשבונות, כך שאולי אפילו לא תבין שאתה יוצר ערך חשבונאי (כגון, למשל, בעת יצירת חשבונית לקוח). אם אתה יוצר ערך חשבונאי שמתאים, תשתמש בתבנית רישום יומן (בהנחה שמשתמשים במערכת חשבונאית כפולה). אם אתה סוגר את הספרים בסוף תקופת הנהלת חשבונות, סביר להניח שתוכנת הנהלת החשבונות תיצור את ערך הסגירה באופן אוטומטי; אתה אפילו לא תראה את הערך.
