בסיס הקצאה הוא הבסיס לפיו ישות מקצה את עלויות התקורה שלה. בסיס הקצאה לובש צורה של כמות, כגון שעות מכונה בשימוש, שעות קילוואט נצרכות או צילומים מרובעים תפוסים. הקצאת עלויות משמשת בעיקר להקצאת עלויות תקורה למלאי המיוצר, כנדרש במסגרות חשבונאיות שונות. תהליך ההקצאה האופייני בחברה מרובת מחלקות הוא:
הקצאת עלויות מחלקת השירות למחלקות התפעוליות.
הקצה עלויות מחלקת תפעול (כולל הקצאות ממחלקות שירות) למוצרים ושירותים.
בסיס ההקצאה צריך להיות גורם, או מניע, לעלויות המוקצות. אינדיקטור טוב כי בסיס הקצאה מתאים הוא כאשר שינויים בבסיס ההקצאה תואמים בערך לשינויים בעלות בפועל. לפיכך, אם השימוש במכונה יורד, כך גם העלות בפועל שנגרמה להפעלת המכונה צריכה להיות.
להלן מספר דוגמאות לבסיסי הקצאה מתאימים:
מחלקת שירותי המחשוב מקצה את עלויותיה על פי מספר המחשבים האישיים המשמשים את כל מחלקת תפעול, או על פי מספר קריאות השירות לכל מחלקת תפעול.
מחלקת שרותים מקצה את עלויותיה על סמך השטח המרובע של כל מחלקת תפעול.
מחלקת משאבי אנוש מקצה את עלויותיה על פי מספר העובדים העובדים בכל מחלקת תפעול.
מרבית הארגונים משתמשים במספר מצומצם מאוד של בסיסי הקצאה להקצאת עלויות תקורה, אם כי מערכת תמחור מבוססת פעילות מפורטת עשויה להשתמש במספר גדול למדי מהם.
על המנהלים להיות מודעים לכל בסיס הקצאות שנמצא בשימוש, מכיוון שהוא הבסיס לתשלומי תקורה המוקצים למחלקותיהם. הם עשויים לשנות את פעילות מחלקותיהם כדי להפחית את השימוש בכל בסיס הקצאות, ובכך להפחית את העלויות המוקצות למחלקותיהם.
