תיק המאסטר של הספק הוא המאגר של מידע ניכר על ספקי חברה המשמשים לתשלום חשבוניות ספק ולהנפקת הזמנות רכש. כאשר לעסק יש אפילו מספר מצומצם יחסית של ספקים, מספר לא מבוטל של טעויות יתגנב בהדרגה לקובץ המאסטר של הספק. להלן מספר דרכים המוצעות לניקוי הקובץ:
על בסיס קבוע, הדפס דוח לכל ספק המציג כל שדה בשימוש בקובץ המאסטר של הספק. סרוק את הדוח לאיתור מידע חסר בשדות החשובים יותר, כגון קודי מס ומספרי זיהוי משלם המסים (TIN).
הדפיסו רשימת ספקים, ממוינים לפי שם, וחפשו שמות כפולים המעידים על קיומם של רשומות כפולות. קבע אילו מהרשומות הללו לארכיון וסמן אותן כאלו שלא ישמשו שוב.
הדפס דוח המציג תשלומים לספקים בשנתיים האחרונות. אם לא הייתה פעילות במהלך פרק זמן זה, סמן את קבצי המאסטר של הספק הקשור כארכיון.
השווה את מספרי הזיהוי של משלם המסים עבור הספקים החדשים ביותר לתכנית התאמת TIN באתר מס הכנסה כדי לוודא שהמספרים הרשומים נכונים. עדכן כל מידע שגוי.
