ספר חשבונות של בת מאחסן את הפרטים עבור חשבון בקרת ספר חשבונות כללי. לאחר שנרשם מידע בספר חשבונות בת, הוא מסוכם מעת לעת ומועבר לחשבון בקרה בפנקס הכללי, המשמש בתורו לבניית הדוחות הכספיים של החברה. רוב חשבונות הכרטסת הם לא חשבונות מלאים; במקום זאת, עסקאות בודדות נרשמות ישירות לתוכם. נעשה שימוש בפנקסי בנות כשיש מידע רב על עסקאות שיעמיס את ספר החשבונות הכללי. מצב זה נוצר בדרך כלל בחברות עם היקף מכירות משמעותי. לפיכך, אין צורך בספר חשבונות בחברה קטנה.
ניתן להגדיר ספר חשבונות בת כמעט לכל חשבון ספר חשבונות כללי. עם זאת, בדרך כלל הם נוצרים רק עבור אזורים בהם קיימים נפחי עסקאות גבוהים, מה שמגביל את השימוש בהם לכמה תחומים. דוגמאות לפנקסי בת הם:
ספר חשבונות לתשלומים
ספר חשבונות חייבים
ספר חשבונות נכסים קבועים
ספר מלאי
ספר חשבונות רכישות
כדוגמה למידע בספר חשבונות, יכול ספר החשבונות להכיל עסקאות אודות קבלות למלאי, תנועות מלאי לרצפת הייצור, המרה למוצרים מוגמרים, דיווח גרוטאות ועיבוד חוזר, מחיקות למלאי מיושן ומכירות ל לקוחות.
חלק מתהליך הסגירה של סוף התקופה הוא פרסום המידע בפנקס בת לתא הכללי. רישום הוא בדרך כלל שלב עיבוד ידני, לכן עליכם לוודא שכל פנקסי הבת הושלמו ונסגרו כראוי לפני פרסום הסכומים המסוכמים שלהם בפני ספר החשבונות הכללי. אחרת, יתכן כי חלק מהעסקאות המאוחרות לא יתפרסמו בספר החשבונות עד לתקופת הדיווח הבאה.
על מנת לחקור מידע חשבונאי כאשר נעשה שימוש בחשבונות בת, עליכם לקדוח מהספר הכללי לספר החשבונות המתאים, שם מאוחסן המידע המפורט.
אין צורך בהגדרת ספרים-בת מנקודת מבט של בקרה או גישה לנתונים, מכיוון שבדרך כלל ניתן להגביל את הגישה לחשבונות בודדים בחבילות תוכנה חשבונאיות טובות יותר.
תנאים דומים
ספר חשבונות בת מכונה גם תת ספר או חשבון משנה.
