המשמעות של תפיסת העבודה בספרים היא כי אדם מקבל פיצוי במזומן עבור שירותים שבוצעו, אך התשלומים אינם רשומים בספרי העסק המעסיק. העסק מציע הסדר מסוג זה על מנת להימנע מתשלום מיסי שכר, כמו גם להימנע מתשלום עבור ביטוח פיצויים לעובדים וכל היתרונות המוצעים בדרך כלל לעובדיו, לרבות ביטוח רפואי ודמי חופשה. האדם המקבל הסדר "עובד על הספרים" עשוי לעשות זאת מתוך ייאוש מכיוון שאין עבודה אחרת זמינה. לחלופין, לאדם אין היתר עבודה, או שהוא מנסה להימנע מכל רישום של הכנסות כדי להימנע מחובות מזונות.
ישנן מספר בעיות בעבודה על הספרים שגם העסק המעסיק וגם האדם שמשלמים עליו להיות מודעים לכך. שקול את הדברים הבאים:
חבות במס שכר . למעסיק יש כעת חבות בגין מיסי השכר שהוא לא שמר והעביר לממשלה. כמו כן, על מי שמשולם עדיין חלה חובת דיווח על הרווחים ותשלום מס הכנסה על הרווחים; אם לא דווח, האדם אחראי הן למס הכנסה הקשורים והן לקנסות.
אשראי לביטוח לאומי . מכיוון שלא הועברו מיסי שכר לממשלה, האדם המשתלם אינו מקבל אשראי לביטוח לאומי עבור התשלומים, מה שמתבטא בתשלומי ביטוח לאומי מופחתים (אם בכלל) עם פרישתו.
פיצוי פגיעות . האדם המשתכר אינו מכוסה בביטוח פיצויים של עובדים, ולכן עליו לשלם באופן אישי עבור כל טיפול רפואי שהתקבל אם יש פגיעה כתוצאה מעבודה עבור העסק המעסיק.
הכנסות אבטלה . אם אדם שמקבל מזומנים ממצב מחוץ לספרים מקבל גם דמי אבטלה, ייתכן שיש להחזיר את דמי האבטלה עם ריבית.
הסוגיות שצוינו כאן אינן אומרות שעבודת הספרים אינה חוקית בכל המקרים. ישנם מגוון מצבים, בדרך כלל הכוללים תשלומים קטנים מאוד, כאשר הרעיון חוקי. עם זאת, כל תשלום משמעותי מהעסק המעסיק לאדם שעובד בספרים הוא ככל הנראה בלתי חוקי עד שיוכח אחרת.
סידור עבודה לפי ספרים אינו זהה להתייחס למקבל התשלומים כקבלן. על פי הסדר קבלן, העסק המעסיק רושם רשמית את התשלומים שבוצעו, ומדווח מידע זה לממשלה לאחר תום כל שנה קלנדרית בטופס 1099.
תנאים דומים
עבודה על הספרים מכונה גם עבודה מתחת לשולחן.
