תשלום מראש מתבצע כאשר חברה מוכרת מקבלת תשלום מקונה לפני שהמוכר העביר טובין או סיפק שירותים לקונה. תשלום מראש יכול לקרות בשלוש נסיבות:
קונה רוצה טיפול מועדף להזמנה
המוכר מסרב להעניק אשראי לקונה
הקונה הוא על בסיס מזומן של חשבונאות ורוצה לרשום הוצאה מוקדם על ידי תשלום מוקדם
חשבונאות על תשלומים מקדימים
אנו נתייחס לחשבונאות התשלומים מראש מנקודת מבטם של הקונה ושל המוכר.
נקודת מבט של קונה . מנקודת מבטו של הקונה, תשלום מראש נרשם כחיוב על חשבון ההוצאות ששולמו מראש וזיכוי לחשבון המזומן. כאשר הפריט ששולם מראש נצרך בסופו של דבר, חשבון הוצאות רלוונטי מחויב וחשבון ההוצאות ששולמו מראש מזוכה. הקונים יכולים לעשות שימוש יתר בחשבון ההוצאות ששולמו מראש, מה שמביא למעקב אחר מספר רב של פריטים קטנים ששולמו מראש. כדי למנוע הוצאות של מעקב אחר יותר מדי פריטים, יש להשתמש בחשבונאות תשלום מראש רק אם תשלום מראש חורג מסכום סף מינימלי מסוים; יש לחייב את כל ההוצאות האחרות בהוצאות, גם אם טרם נצרכו.
נקודת מבט של מוכר . מנקודת מבטו של המוכר, תשלום מוקדם נרשם כזיכוי לחשבון התחייבות בגין תשלום מראש, וחיוב בחשבון המזומן. כאשר בסופו של דבר נשלח הזמנת הלקוח ששולם מראש, חשבון התשלום מראש מחויב וחשבון ההכנסות הרלוונטי מזוכה. בדרך כלל יש מעט תשלומים מראש, ולכן ניתן לעקוב בקלות אחר פריטים אלה.
בקיצור, תשלום מראש נרשם כנכס על ידי קונה, וכחובה על ידי מוכר. פריטים אלה מוצגים בדרך כלל כנכסים שוטפים והתחייבויות שוטפות, בהתאמה, במאזן של כל צד, מכיוון שהם בדרך כלל נפתרים תוך שנה.
לדוגמא, חברה משלמת מראש 12,000 $ עבור פרסום באינטרנט שיימשך לאורך שנה שלמה. בתחילה החברה גובה את כל הסכום בחשבון ההוצאות ששולמו מראש, ואז גובה ממנו 1,000 דולר לחשבון הוצאות הפרסום בכל חודש שלאחר מכן, כדי לשקף את השימוש בה בהוצאות. נכס ההוצאות ששולם מראש בוטל עד סוף השנה.
כדוגמה נוספת, חברת חריש שלג מקבלת תשלום מראש של 10,000 דולר מלקוח בתמורה לחרישת מגרש החניה שלה בכל אחד מארבעת החודשים הבאים. חברת החריש רושמת בתחילה את הקבלה כהתחייבות, ולאחר מכן מעבירה את הסכום באופן ראולטיבי לחשבון הכנסות בשיעור של 2,500 דולר לחודש בכל אחד מארבעת החודשים הבאים.
