הנהלת חשבונות היא הנוהג של רישום ודיווח על עסקאות עסקיות. את יסודות החשבונאות ניתן לסכם בין הנקודות הבאות:
- מערכת שמירת רשומות . ראשית, חייבת להיות גישה רציונאלית לניהול רשומות. משמעות הדבר היא הגדרת חשבונות בהם מאוחסן מידע. חשבונות מתחלקים לסיווגים הבאים:
- נכסים . מדובר בפריטים שנרכשו או נרכשו, אך אינם נצרכים באופן מיידי. דוגמאות לכך הן חשבונות חייבים ומלאי.
- התחייבויות . מדובר בהתחייבויות של העסק, שישלמו במועד מאוחר יותר. דוגמאות לכך הן חשבונות לתשלום והלוואות.
- הון עצמי . מדובר בנכסים בניכוי התחייבויות, ומייצג את אינטרס הבעלות של בעלי העסק.
- הכנסות . זהו הסכום המחויב ללקוחות בתמורה למסירת סחורות או אספקת שירותים.
- הוצאות . זהו כמות הנכסים הנצרכת במהלך תקופת המדידה. דוגמאות לכך הן הוצאות שכר דירה והוצאות שכר עבודה.
- עסקאות . רואה החשבון אחראי על הפקת מספר עסקאות עסקיות ואילו אחרים מועברים לרואה החשבון מחלקים אחרים של החברה. כחלק מעסקאות אלה, הן נרשמות בחשבונות שציינו בנקודה הראשונה. עסקאות עיקריות הן:
- רכישת חומרים ושירותים . מחייב מתן הזמנות רכש ותשלום חשבוניות ספק.
- למכור מוצרים ושירותים ללקוחות . מחייב יצירת חשבונית שיש לשלוח לכל לקוח, המתעד את הסכום שחייב הלקוח.
- קבל תשלומים מלקוחות . דורש התאמת מזומנים שהתקבלו לפתיחת חשבוניות.
- לשלם לעובדים . נדרש איסוף מידע שעובד זמן מהעובדים, המשמש לייצור מידע על שכר ברוטו, ניכויי מס וניכויים אחרים, וכתוצאה מכך שכר נטו לעובדים.
- דיווח . לאחר השלמת כל העסקאות הקשורות לתקופת חשבונאות, רואה החשבון מצטבר את המידע המאוחסן בחשבונות ומעצב אותו מחדש לשלושה מסמכים המכונים יחד הדוחות הכספיים. הצהרות אלה הן:
- דוח רווח והפסד . מסמך זה מציג הכנסות ומחסר את כל ההוצאות שהוצאו בכדי להגיע לרווח או הפסד נטו לתקופת הדיווח. הוא מודד את יכולתו של עסק למשוך לקוחות ולפעול בצורה יעילה.
- מאזן . מסמך זה מציג את הנכסים, ההתחייבויות וההון העצמי של עסק נכון לסוף תקופת הדיווח. הוא מציג את מצבה הכספי של ישות נכון לנקודת זמן, ונבדק מקרוב בכדי לקבוע את יכולתו של ארגון לשלם את חשבונותיו.
- דוח תזרימי מזומנים . מסמך זה מציג את המקורות והשימושים במזומן במהלך תקופת הדיווח. זה שימושי במיוחד כאשר סכום הרווח הנקי המופיע בדוח רווח והפסד משתנה מהשינוי הנקי במזומן במהלך תקופת הדיווח.
יסודות החשבונאות המוצגים מציינים רק את המתאר החשוב ביותר של הפונקציות שמבצע רואה החשבון. ישנם נושאים מתקדמים רבים יותר הנמצאים תחת מטרת החשבונאות, כגון:
- חשבונאות עלויות . כולל סקירת עלויות מוצרים, בחינת שונות תפעולית, עיסוק במחקרי רווחיות, ניתוח צוואר בקבוק ונושאים תפעוליים רבים אחרים.
- ביקורת פנימית . כרוך בבדיקת רשומות פנימיות כדי לבדוק אם עסקאות עובדו כהלכה והאם הצוות מקיים את מערכת הבקרות הוקמה.
- חשבונאות מס . כולל תכנון להפחתה או דחייה של תשלומי מס, וכן הגשת סוגים רבים של החזרי מס.
