הוצאות חובות גרועים הם סכום החשבון שאינו ניתן לגבייה. הלקוח בחר שלא לשלם סכום זה, לא בגלל קשיים כלכליים ואם משום שיש מחלוקת לגבי המוצר או השירות הבסיסי שנמכר ללקוח. במידה מסוימת, סכום הוצאה זו משקף את בחירות האשראי שביצע המוכר בעת מתן אשראי ללקוחות. סכום החוב הפסד שגובה ההוצאה נגזר באחת משתי השיטות, שהן:
מחיקה ישירה . כאשר מתברר כי חשבונית לקוח ספציפית לא תשולם, סכום החשבונית מחויב ישירות בהוצאות חובות גרועים. זהו חיוב בחשבון הוצאות החוב הרעות וזיכוי בחשבון החשבונות. לפיכך, ההוצאה מקושרת ישירות לחשבונית ספציפית. לא מדובר בצמצום המכירות אלא בגידול בהוצאות.
שיטת הקצבה . כאשר נרשמות עסקאות מכר, נרשמת גם סכום קשור של הוצאות חובות גרועים, על פי התיאוריה כי ניתן לקבוע את הסכום המשוער של חובות רעים על סמך תוצאות היסטוריות. זה נרשם כחיוב בחשבון הוצאות החוב הגרוע וזיכוי לקצבה עבור חשבונות מסופקים. חיסול חשבונות שטרם שולמו בפועל מתבצע מאוחר יותר על ידי משיכת הסכום בחשבון הקצבאות. זה לא צמצום המכירות.
ניתן לקבוע את חישוב הוצאות החוב הגרועות בשיטת הקצבאות במספר דרכים, כגון:
החלת אחוז חוב רע בכלל על כל מכירות האשראי
החלת אחוז גדול יותר ויותר על דלי זמן מאוחרים יותר בהם דיווחים על חשבונות מדווחים בדוח ההזדקנות
מבוסס על ניתוח סיכונים של כל לקוח
לא משנה באיזו שיטת חישוב משתמשים, יש לעדכן אותה בכל חודש עוקב בכדי לכלול שינויים במידע התקבולים הבסיסי.
שיטת המחיקה הישירה אינה הדרך הנכונה ביותר מבחינה תיאורטית להכיר בהוצאות חובות גרועים, שכן ההוצאה מוכרת כעבור מספר חודשים מההכנסות הכרוכות במכירה הראשונית, ובכך מפרידה אלמנטים של אותה עסקה לפרקי זמן שונים. הגישה הנכונה יותר היא שיטת הקצבאות, מכיוון שחלק מכל המכירות שמור ברגע שהכנסות מוכרות. במקרה האחרון הכנסות והוצאות נלוות מופיעות באותו פרק זמן, כך שאפשר לראות את ההשפעה המלאה של כל המכירות על הרווחים באותה תקופת חשבונאות.
הוצאות החוב הרע מופיעות בסעיף שורה בדוח רווח והפסד, בסעיף הוצאות התפעול במחצית התחתונה של הדוח.
כדוגמה לשיטת הקצבאות, ABC הבינלאומית רושמת 1,000,000 $ מכירות אשראי בחודש האחרון. מבחינה היסטורית, ABC בדרך כלל חווה אחוז חוב גרוע של 1%, ולכן היא רושמת הוצאות חוב גרועות של 10,000 $ עם חיוב על הוצאות חוב גרועות וזיכוי לקצבה עבור חשבונות מסופקים. בחודשים שלאחר מכן, חשבונית בגין 2,000 דולר מוכרזת שלא ניתנת לגבייה, ולכן היא מוסרת מרשומות החברה עם חיוב של 2,000 דולר לקצבה עבור חשבונות מסופקים וזיכוי לחשבונות שקיבלו.
