הגדרת תקציב ראשי
תקציב האב הוא צבירה של כל התקציבים הנמוכים יותר המיוצרים על ידי תחומים פונקציונליים שונים של החברה, והוא כולל גם דוחות כספיים מתוקצבים, תחזית מזומנים ותוכנית מימון. תקציב האב מוצג בדרך כלל במתכונת חודשית או רבעונית, ובדרך כלל מכסה את כל שנת הכספים של החברה. ניתן לכלול טקסט הסבר עם תקציב האב, המסביר את הכיוון האסטרטגי של החברה, כיצד תקציב האב יסייע בהשגת יעדים ספציפיים ופעולות הניהול הדרושות להשגת התקציב. יתכן ויהיה גם דיון בשינויים בכמות הצריכים הנדרשים להשגת התקציב.
תקציב אב הוא כלי התכנון המרכזי בו צוות הנהלה משתמש בכדי לכוון את פעילויות התאגיד, וכן לשפוט את ביצועי מרכזי האחריות השונים שלו. נהוג שצוות ההנהלה הבכיר בודק מספר איטרציות של תקציב האב ומשלב שינויים עד שהוא מגיע לתקציב שמקצה כספים להשגת התוצאות הרצויות. יש לקוות, חברה משתמשת בתקצוב השתתפותי כדי להגיע לתקציב סופי זה, אך היא עשויה להיות מוטלת על הארגון גם על ידי ההנהלה הבכירה, עם מעט תשומות של עובדים אחרים.
התקציבים המתגבשים לתקציב הראשי כוללים:
תקציב עבודה ישיר
תקציב חומרים ישירים
סיום תקציב המוצרים המוגמרים
תקציב תקורה לייצור
תקציב הפקה
תקציב מכירה
תקציב הוצאות מכירה והנהלה
ניתן לחלק עוד יותר את תקציב ההוצאות המכירה וההנהלתית לתקציבים עבור מחלקות בודדות, כגון מחלקת הנהלת חשבונות, הנדסה, מתקנים ושיווק.
לאחר סיום תקציב המאסטר, צוות הנהלת החשבונות רשאי להזין אותו בתוכנת הנהלת החשבונות של החברה, כך שהתוכנה תוכל להנפיק דוחות כספיים המשווים תוצאות מתוקצבות ופועלות.
ארגונים קטנים בדרך כלל בונים את תקציבי האב שלהם באמצעות גיליונות אלקטרוניים. עם זאת, גיליונות אלקטרוניים עשויים להכיל שגיאות נוסחאות, וכן מתקשים לבנות מאזן מתוקצב. ארגונים גדולים יותר משתמשים בתוכנה ספציפית לתקציב, אשר אין לה שתי בעיות אלה.
דוגמה לתקציב האב
בתקציבים רבים ברמה נמוכה יותר יש פורמטים ספציפיים המשמשים להגיע לתוצאות מסוימות, כגון העלות הנספגת לחלוטין של מלאי המוצרים המוגמרים, או מספר יחידות המוצרים שייוצרו. זה לא המקרה של תקציב האב, שנראה מאוד כמו סט של דוחות כספיים סטנדרטיים. דוח רווח והפסד יתבצע במתכונת הרגילה המחויבת על ידי עקרונות חשבונאות מקובלים או תקני דיווח פיננסי בינלאומיים. ההבדל העיקרי הוא תקציב המזומנים, שלרוב אינו מופיע במתכונת הסטנדרטית של דוח תזרימי המזומנים. במקום זאת, הוא משרת את המטרה הפרקטית יותר של זיהוי תזרימי מזומנים ספציפיים וזרמים שייגרמו משאר מודל התקציב. הנה דוגמה לתקציב המזומנים:
