לְמַמֵן

ציין את תאריך היעד בחשבוניות

זה יכול להיות מורכב למדי עבור לקוח לחשב את התאריך שבו חייבת לחשבונית. על הלקוח לאתר את תאריך החשבונית (שיכול להימצא באחת מכמה נקודות בחשבונית), כמו גם את תנאי התשלום (שאולי אינם ממוקמים בסמוך לתאריך החשבונית), ואז לחשב את תאריך היעד על סמך אלה. שני פריטי מידע. לפיכך, אם תאריך החשבונית הוא 15 באפריל ותנאי התשלום הם נטו 30, אז תאריך היעד להזנת חשבונות התוכנה לתשלום הוא 15. מאי. בקיצור, אם הלקוח לא בוחן את החשבונית בקפידה, יש סיכוי טוב כי יוכנס תאריך פירעון שגוי, אשר משפיע על תשלום החברה.

כדי להחמיר את המצב, מרבית מערכות החשבונות המשתלמות מחדירות את התאריך הנוכחי כתאריך החשבונית ומשלבות זאת עם תנאי התשלום המאוחסנים בתיק הראשי של הלקוח כדי להגיע לתאריך פירעון מחושב. מכיוון שהתאריך הנוכחי תמיד מאוחר יותר מתאריך החשבונית, המשמעות היא שהחברה תשולם באיחור.

הפיתרון לבעיה זו הוא לציין את המועד המדויק לתשלום המופיע בחשבונית, בגופן מודגש וגדול, ובתיבה משלו במיקום בולט בעמוד. פעולה זו הופכת את הסיכוי הרבה פחות לכך שהלקוח יתעלם מהזנת תאריך היעד בתוכנות החייבים. יתרה מכך, אל תרשום תנאי תשלום בחשבונית - רק תאריך היעד; הצגת פחות מידע מגדילה את הסיכוי שהלקוח יאתר את תאריך היעד בחשבונית.