עיבוד שכר יכול לייצר שגיאות בכמה מקומות, דבר הקורא לזרם תהליכים מפורט המשלב גם מספר בקרות. ניתן להשתמש בהליך זה כדי להבטיח כי הטיפול בשכר מתנהל באופן עקבי על בסיס חוזר. זרימת התהליך בפועל עשויה להשתנות במקצת מהשלבים שצוינו להלן, מכיוון שישנם הבדלים הקשורים לשימוש בפתרונות עיבוד שכר ידניים, ממוחשבים או במיקור חוץ. הגרסה הסבירה ביותר של ההליך, הכוללת אחריות ובקרות בסיסיות, היא הבאה:
עדכן קובץ אב לעובד . פקיד השכר מקבל הודעה על שינויים במידע העובד המשפיעים על עיבוד שכר העבודה, כגון הלנת פטורים ושינויים בשיעור השכר. עדכן את קובץ האב לעובד בתוכנת השכר בשינויים אלה.
הגדר תקופת שכר . ודא שמודול השכר מוגדר לתקופת השכר הנכונה.
הזן זמן עבד . הזן את כמות השעות הרגילות והשעות הנוספות שעבד כל עובד במערכת השכר. אם החברה מחשבת ידנית שכר, אין צורך בשלב זה ובשלב הבא. אם החברה משתמשת בשעוני זמן ממוחשבים כדי להרכיב את המידע לשמירת הזמן שלה, ייתכן שהמידע יועבר ישירות לתוכנת השכר.
הזן תשלומים ידניים . הזן את סכומי המשכורות הידניות שטרם נרשמו במערכת השכר. אלה עשויים להיות התאמות שכר מתקופות קודמות, או תשלומים הקשורים להעסקה ראשונית או לסיום עובדים.
חשב שכר סיום . חישוב ידני מה הסכום שיש לשלם לעובד שעזב את החברה, כולל זמן החופשה שלא נוצל ופיצויי הפיטורים. לרוב מדובר רק בעובדים שעזבו את החברה בהתנדבות, מכיוון שסיומים בכפייה מחייבים תשלומים כמעט מיידיים הנמצאים בדרך כלל מחוץ לתקופת עיבוד השכר הרגילה.
שנה ניכויים . הזן שינויים בניכויים הסטנדרטיים משכר העובדים, כגון עבור ביטוח רפואי, קישוטים ותרומות צדקה.
חשב שכר . בקש מהתוכנה לעבד את כל חישובי התשלום לתקופה. אם החברה מחשבת שכר באופן ידני, השתמש בטבלאות המס שסופקו על ידי הממשלות הפדרליות והממלכתיות כדי לקבוע את סכום ניכוי המס במקור.
סקור דוחות . אם חישובי שכר הם במיקור חוץ או משתמשים בתוכנת שכר, הדפס את הדוחות הבאים ובדוק את העסקאות הבסיסיות לגבי שגיאות. עבד שוב את שכר העבודה עד שתוקנו בעיות אלה.
דוח ניכויים שלילי (יכול להצביע על שגיאת הזנת נתונים או הונאה)
דוח מיסים שליליים (יכול להצביע על שגיאת הזנת נתונים או הונאה)
רישום שכר ראשוני (מסמך המפתח המשמש לאיתור שגיאות)
רשימה ממוינת של שכר ששולם (התמקדו בסכומי שכר גבוהים או נמוכים מדי בכדי לאתר שעות עבודה שגויות או שיעורי שכר)
קו מגמה של הוצאות שכר לפי מחלקה (יכול להצביע על שכר שגובים מחלקה שגויה)
הנפקת תשלומים . ברגע שניתוח הדוחות לא מצביע על טעויות נוספות, עבד תשלומים לעובדים.
דוחות ניהול בעיות (אופציונלי) . הוציא דוחות שכר להנהלה הקשורים לשכר הרגע שהושלם. דוגמאות לדיווחים מסוג זה הן קו מגמה של שעות נוספות על ידי עובד וקו מגמה של הוצאות פיצויים לפי מחלקה.
גבה נתונים . לאחר השלמת שכר העבודה, גבה את הנתונים הקשורים אליו. אם עיבוד שכר במיקור חוץ הוא מטופל על ידי הספק. אם משתמשים בתוכנות פנימיות, העבר את הנתונים לארכיון. אם משתמשים במערכת ידנית, שים את פנקס השכר באחסון נעול.
נעל את התקופה . נעל את תקופת השכר במודול השכר לתקופה שהסתיימה זה עתה, כדי למנוע שינויים בלתי מורשים. זה למעשה זהה לשלב 2; על ידי נעילת תקופת השכר, אנו עוברים קדימה לתקופת השכר הבאה.
הפקדת מיסים . להפקיד מיסי שכר ולאמת את העברתם לממשלה. אם החברה העבירה את עיבוד השכר שלה במיקור חוץ, צעד זה מטופל על ידי הספק.
אחסן כרטיסי זמן . הגש את כרטיסי הזמן ליד מחלקת השכר. בהחלט יתכן שהעובדים יטילו ספק בשכרם, ובמקרה זה, ניתן יהיה לגשת בקלות לכרטיסי הזמן האחרונים לבדיקה. לאחר חודש-חודשיים ניתן להעביר את כרטיסי הזמן לאחסון לטווח ארוך יותר.
חקור שגיאות . אם יש בעיות בעיבוד שכר, היו בטוחים שהעובדים ימצאו אותן! בדקו את כל שגיאות העסקה שנתקלו בהן, והתחילו שינויים בכדי למתן את המשך התרחשותן. זה עשוי לכלול שינוי נהלים או הטלת בקרות חדשות.
