Anקצבההינה עתודה המופרשת בציפייה להוצאות שייגרמו במועד עתידי. הקמת עתודה מאיצה למעשה את ההכרה בהוצאה לתקופה הנוכחית מהתקופה המאוחרת בה אחרת הייתה מוכרת. כוונתה של עתודה היא להתאים בין הוצאות לבין עסקאות המכירה אליהן הן משויכות. לדוגמה:
נוצרת קצבה לחובות רעים שצפויים לנבוע מחשבוניות שנשלחות ללקוחות.
נוצרת הקצבה להחזרות מכירות הצפויות ממשלוחים שוטפים ללקוחות.
נוצרת קצבה לתביעות אחריות הצפויות למשלוחים שוטפים ללקוחות.
ניתן להשתמש במונח "קצבה" גם מנקודת מבט של הזמנת לקוח, כאשר צוות המכירות נותן קצבה שמהותה היא הפחתת מחירים, אולי על סמך נפח ההזמנה עד כה, או מכיוון שמזמינים בה פרק זמן שנקבע להנחה.
תפיסת הקצבה יכולה לחול גם על סידורי נסיעות ובידור לכל יום, שם משלמים לעובדים סכום מסוים ליום עבור הוצאות הנסיעה שלהם, ללא קשר לסכום שהוצא בפועל. נוהג זה יכול להוליד חסכנות קיצונית של העובדים, על מנת להרוויח רווח מסכומי המזומן המשולמים להם.
