עובד רפאים הוא אדם שנמצא בשכר של מעסיק, אך אינו עובד בפועל עבור החברה. מישהו במחלקת השכר יוצר ומתחזק עובד רפאים במערכת השכר, ואז מיירט ומזומן את המשכורות המיועדות לאדם זה. להלן דרכים ליצור עובד רפאים:
עובד בפועל עוזב את החברה ואז נשמר ברשומות השכר למספר תקופות שכר נוספות, כאשר המבצע מיירט את המשכורות הנוספות.
עובד בפועל יוצא לחופשה ומתוחזק ברשומות השכר בזמן היעדרותו, שוב עם ייצור משכורות.
עובד מזויף לחלוטין נוצר ומתוחזק במערכת, כאשר כל המשכורות הקשורות מועברות לעבריין.
שתי האפשרויות הראשונות מועדות להתגלות, מכיוון שמערכת השכר תנפיק בסופו של דבר טופס W-2 מנופח לעובד שתלושי המשכורת שלו מתארכים, העלולים להתגלות. גישת העובדים המזויפת לחלוטין היא בטוחה יותר, מכיוון שאין מי שיקבל את הטופס W-2 הקשור.
מבצע יכול להפעיל הונאת עובדי רפאים ללא גילוי כאשר ישנם מנהלים או יותר בחברה שאינם בודקים את רשימת השכר או את לוחות הזמנים של עובדיהם. קל יחסית להכניס עובד למחלקות שלהם. לעומת זאת, מניעת הונאה זו כרוכה בכך שכל המפקחים יערכו בדיקה מדוקדקת של רישומי השכר עבור הדוחות הישירים שלהם כדי להבטיח שכל העובדים תקפים.
דרך טובה לזהות עובדי רוח רפאים היא לחפש כל מי שיש לו מעט או אין ניכויים משכרו. מבצע לעיתים רחוקות טורח ביצירת מערך שלם של הרשמות להטבות, במיוחד מכיוון שפעולה זו תפחית את כמות הכסף שהם יכולים לגנוב מהמעסיק.
