קרן כסף מזומן
כאשר מוסיפים מזומנים לקרן מזומנים קטנים, הרעיון הבסיסי הוא להחליף את סכום המזומנים שהוצאו בעבר מהקרן. זה כולל סיכום כל התשלומים שבוצעו והנפקת מזומנים בחזרה לקרן עבור סכום זה. הנוהל למימון מזומנים קטנים מתואר להלן:
טופס פיוס מלא . מלא טופס התאמה במזומן זעיר, ובו האפוטרופוס המזומן הקטן מפרט את יתרת המזומנים שנמצאים בהישג יד, שוברים שהונפקו וכל עודף או פחות. המידע על השובר עשוי להגיע מפנקס המזומנים הזעירים. איש צוות רואי חשבון בודק ומאשר את הטופס ושולח עותק לצוות החשבונות, יחד עם כל השוברים המוזכרים בטופס. האפוטרופוס המזומן הקטן שומר עותק.
להשיג מזומנים . הצוות החשבונאי יוצר צ'ק שהופנה לקופאית בסכום הדרוש למימון מזומנים קטנים עד למגבלה המוצהרת. הקופאית מפקידת את הצ'ק וממירה את הכספים במזומן. הצוות החשבונאי המעביר את טופס הפיוס הכספי הקטני לרואה החשבונות הכללי.
הוסף מזומנים לקופת מזומנים קטנים . הקופאית נותנת את המזומן לאפוטרופוס המזומנים הקטנים, אשר כולל אותו בקרן המזומנים הקטנים. אם יש פנקס מזומנים זעיר, האפוטרופוס מזין את סכום המזומנים שהתקבל בספר, ומעדכן את סכום המזומנים הפועל שנמצא ביד.
רשמו שוברים בספר חשבונות כללי . רואה החשבונות הראשי רושם את סכומי השובר הרשומים בטופס הפיוס הכספי הקטן כהוצאה בספר הכללי, ואז מגיש את הטופס ושוברים מצורפים.
פרק מזומנים קטנים
הליך התשלום עבור מזומנים קטנים נועד לספק תיעוד מספיק של כל הוצאה, כמו גם הוכחה לכך שהכספים אכן שולמו. הליך פרסום המזומנים הקטנים מתואר להלן:
בקשות להוצאת מסך . לממן כספים רק עבור הוצאות עסק קלות.
לפתוח מזומנים קטנים . אם בקשה לתשלום נופלת במסגרת הנחיות התשלום במזומן קטן, בטל את נעילת המכולה בה מאוחסן מזומנים קטנים. מטעמי ביטחון, יש לנעול את קרן הכסף הזעיר בכל עת שהיא אינה בשימוש.
שובר שלם . המוחזר משלים שובר החזר. על שובר זה להכיל את הסכום שהוצא, סוג ההוצאה, התאריך והאדם אליו שולמה הכסף הקטן. אם יש קבלה שעבורה האדם מקבל את ההחזר, הידוק אותו לשובר. יש צורך בצעד זה כדי לעקוב אחר סוגי ההוצאות שבוצעו, אשר לאחר מכן ניתן לחייב אותם בחשבונות הוצאות שונים.
פרוס מזומנים . ספרו את המזומנים שמשולמים, והקבל סופר גם אותו כדי לאמת את הסכום שמשולם. לאחר מכן על מקבל המזומן לחתום על השובר; זה מעיד על כך שהאפוטרופוס לא מילא את השובר ופשוט הכניס לכיסו את הסכום המקביל. אחסן את כל השוברים שהושלמו בתיבת המזומנים הקטנים.
עדכון ספר קופה קטן (אופציונאלי) . בכל פעם שהושלם שובר, על האפוטרופוס לעדכן באופן מיידי את פנקס הקופות הקטנות על ידי הוספת הסכום, סוג ותאריך ההוצאה ועדכון יתרת המזומנים השוטפת. ניתן לשמור על מידע זה גם בגיליון אלקטרוני.
