חשבונות חייבים ממוצעים הם הסכום הממוצע של חייבי המסחר שנמצאים בידי תקופת הדיווח. זהו חלק מרכזי בחישוב מחזור החייבים, שבגינו החישוב הוא:
חשבונות ממוצעים חייבים ÷ (מכירות אשראי שנתיות ÷ 365 יום)
לשיטה המשמשת לחישובה יש השפעה עמוקה על החישוב המתקבל של תקופת הגבייה הממוצעת. להלן מספר וריאציות על הרעיון, עם ביקורת על כל אחת מהן:
מאזן בסוף החודש . זהו יתרת החוב הסופית לחודש. זה בכלל לא ממוצע, מכיוון שהוא מורכב מנקודת נתונים אחת, ולכן יכול להניב תוצאות משתנות מאוד מחודש לחודש. למרות שזו האפשרות הפשוטה ביותר, אנו לא ממליצים עליה.
ממוצע יתרות סוף חודש רצופות למשך חודשיים . אולי החישוב הנפוץ ביותר עבור חשבונות חייבים ממוצעים הוא לסכם את יתרות החוב הסופיות בחודשיים האחרונים ולחלק לשניים. גישה זו עשויה להניב חייבים ממוצעים גבוהים במקצת, מכיוון שחברות רבות מנפיקות מספר רב של חשבוניות בסוף החודש, אך היא מכסה לפחות את התקופה בה חובות חייבים נמצאים כיום.
ממוצע יתרות סוף חודש רצופות לשלושה חודשים . חישוב זה מבוסס על יתרות החוב הסופיות בשלושת החודשים האחרונים. היא סובלת מאותן בעיות כמו שימוש ביתרות בסוף החודשיים האחרונים, אך כנראה מכסה גם את כל טווח התאריכים שבחברה האופיינית יש להם יתרת חוב. לפיכך, חלופה זו נוטה לשלב פרק זמן מדידה מציאותי וחישוב פשוט יחסית.
ממוצע יתרות סוף השנה ברציפות . זהו סכום היתרות המקבלות בסוף בסוף השנתיים האחרונות, חלקי שניים. שתי הנתונים הללו מרוחקים כל כך בזמן, כי זה לא סביר שהם יתייחסו למכירות אשראי בכל חודש נתון, ולכן התוצאה עשויה להיות חישוב מוטה של זמן הגבייה הממוצע.
ממוצע של כל היתרות בסוף היום . זהו ממוצע של סכום החייבים המצויים בסוף כל יום עסקים, חלקי מספר הימים המשמשים לחישוב הממוצע (ככל הנראה לפחות חודש). למרות שהתוצאה תהיה המדויקת ביותר מבין כל האפשרויות המוצגות, היא גם דורשת עבודה רבה ביותר לצורך הידור, אלא אם כן תוכלו לפתח דוח שמפיק מידע זה באופן אוטומטי ממערכת הנהלת החשבונות.
בקיצור, אנו ממליצים להשתמש בממוצע ביתרות סוף החודש ברציפות בשלושת החודשים האחרונים, מה שממזער את מאמץ החישוב ובכל זאת מניב ממוצע מייצג לאורך תקופת הגבייה הסבירה.
