עתודת מלאי היא חשבון קונטרה נכסי המשמש לרישום ערך המלאי. החשבון מכיל חיוב משוער עבור מלאי שלא זוהה ספציפית, אך רואה החשבון מצפה לרשום את הערך שבו הוא נרשם כעת. יתכנו מגוון סיבות לרישום כזה, כגון התיישנות, קלקול או גניבת מלאי.
כאשר נוצרת עתודת מלאי, גבה הוצאה על עלות הסחורה שנמכרה בסכום המצטבר שבאמצעותו ברצונך להגדיל כל עתודת מלאי קיימת (או השתמש בחשבון נפרד בסיווג עלות הסחורה שנמכרה), וזכה את עתודת המלאי חֶשְׁבּוֹן. מאוחר יותר, כאשר יש הפחתה ניתנת לזיהוי בהערכת שווי המלאי, הפחיתו את סכום עתודת המלאי באמצעות חיוב וזיכו את חשבון נכס המלאי באותו סכום. לפיכך, ההוצאה מוכרת לפני זיהוי נושא מלאי ספציפי, שעשוי שלא להתרחש זמן מה.
לדוגמא, הבקר של ABC אינטרנשיונל מחליט לשמור על עתודת מלאי של 3%, בהתבסס על הניסיון ההיסטורי של החברה עם הפסדי מלאי. זה מסתכם בחיוב של 30,000 $ בעלות הסחורה שנמכרה, ובזיכוי של 30,000 $ בחשבון הקונטרה של מילואים. מאוחר יותר החברה מזהה 10,000 דולר של מלאי מיושן; הוא רושם את שווי המלאי באמצעות חיוב בסך 10,000 דולר לחשבון קונטרה של מילואים וקרדיט לחשבון המלאי. זה משאיר יתרה בסך 20,000 $ בחשבון העתודה.
השימוש בשמורת מלאי נחשב לחשבונאות שמרנית, מכיוון שעסק נוטל יוזמה להערכת הפסדי מלאי עוד לפני שיש לו ידיעה מסוימת שהם התרחשו. אם לא היית משתמש במילואים וגם לא עשית שימוש בספירת מחזור כדי לספק ראיות לספירת מלאי, אתה עלול להיות מופתע לרעה משווי מלאי נמוך מהצפוי בסוף השנה, שעבורו היית צריך לרשום חיוב גדול בסוף השנה. ניתן היה למנוע חיוב חד פעמי בלתי צפוי זה עם סדרה מתמשכת של חיובים קטנים יותר לבניית עתודת מלאי במהלך השנה.
לעומת זאת, אתה יכול גם לבצע כמות קטנה של דיווח על הונאה על ידי הגדלת גודל עתודת המלאי בתקופות רווחיות ובאמצעות עתודה מנופחת זו כדי להוריד את היתרה כאשר עליך להגדיל את הרווחים המדווחים. סוג זה של התנהגות אינו מובהק, ויכול להבחין על ידי רואי החשבון שרוצים לראות הצדקה תקפה לכל שינוי חריג במילואים.
עתודות מלאי חלות כמעט בכל השיטות לרישום ערך המלאי, כולל שיטות FIFO, LIFO והממוצע המשוקלל.
