חשבונאות פונקציונלית היא פורמט דיווח לתוצאות פיננסיות המקבץ תוצאות על סמך הפונקציות שבוצעו. גישה זו משמשת לרוב לאשכול הוצאות לפי מחלקות, והיא נהוגה בארגונים גדולים יותר. לדוגמה, ניתן לקבץ את הוצאות החברה בדוח רווח והפסד באופן הבא:
מחלקת חשבונאות ופיננסים
מחלקת הנדסה
מחלקת ניהול חומרים
מחלקת ייצור
מחלקת מכירות
הוצאות מקובצות יחד באופן זה על מנת לעקוב אחר הערכת ביצועי המחלקות האינדיבידואליות. לפיכך, חשבונאות פונקציונלית היא סוג של חשבונאות אחריות, שכן מנהל מחלקה אחראי על ההוצאות הנזקפות למחלקתו.
על מנת לדווח על הוצאות לפי פונקציה, יש צורך בארגון מחדש של תרשים החשבונות של העסק. לדוגמה, בתרשים חשבונות רגיל עשוי להיות חשבון הוצאות שכירות יחיד, עם קוד חשבון יחיד שהוקצה לו. בסביבה חשבונאית פונקציונלית, חייב להיות ייעוד נפרד להוצאות שכר דירה לכל מחלקה, כך שניתן יהיה להקצות שכר דירה לכל מחלקה. דוגמה הבאה.
הוצאות שכירות - חשבונאות (# 7600-100)
הוצאות שכירות - הנדסה (# 7600-200)
הוצאות שכירות - ניהול חומרים (# 7600-300)
הוצאות שכירות - ייצור (# 7600-400)
הוצאות שכירות - מכירות (# 7600-500)
תוכנת כתיבת הדוחות במערכת הנהלת חשבונות אז צוברת את כל ההוצאות על בסיס קודי המחלקה בתרשים החשבונות ומשתמשת בה להרכבת דוח רווח והפסד המבוסס על פעילויות פונקציונליות.
