גביית חשבונות חייבים היא חיונית מכיוון שהיא מספקת את המזומנים הדרושים לתמיכה בפעילות החברה. גביית חשבונות חייבים אינה רק משימת מחלקת הגבייה. במקום זאת, זה דורש מאמץ כולל בחברה, מכיוון שניתן לשפר את האוספים לפני הוצאת חשבונית ללקוחות. שקול את השלבים הבאים לאיסוף חשבונות חייבים:
פתרון בעיות פנימי
חלק נכבד מכל חשבוניות הלקוחות אינן משולמות מכיוון שלקוחות אינם מרוצים מהסחורה או השירותים שקיבלו. זו לא אשמת מחלקת האוספים. במקום זאת, על צוות ההנהלה הבכיר להיות מעורב במעקב אחר כל נושא שהלקוחות הצביעו עליו, כגון מוצרים כושלים, שירות לקוי, סחורה פגומה, פריטים שגויים שנשלחו וכו '. במקרים רבים, התהליכים הפנימיים שגרמו לבעיות אלו יעשו זאת שוב עד לנקיטת פעולה מתקנת. בקיצור, חייבת להתקיים לולאת משוב פעילה המחזירה את תלונות הלקוחות לקבוצת ניהול ליבה לפתרון בעיות שוטף.
ניהול אוספים
לכל מי שעוסק באוספים יש לתת את הזמן והמשאבים לעסוק באוספים בצורה יעילה. הפריטים הבאים יכולים לעזור בשיפור יעילות המחלקה:
פרסום . רישום מיידי של מזומנים, כך שצוות הגבייה לא מתקשר ללקוחות על חשבוניות שכבר שילמו.
מסד נתונים . מערכת גבייה ממוחשבת העוקבת אחר הבטחות הלקוחות, חיוג אוטומטי ללקוחות, דואר אלקטרוני אוטומטי לחשבוניות וכדומה. זה מגביר מאוד את היעילות של צוות האוספים.
תמיכה בצוות . צוות אדמיניסטרטיבי שמרחיק את כל הסחות הדעת המיותרות מצוות האוספים.
תזמון צוות . תזמון עבודה שמונע מצוות האוספים להיות מעורב בפעילות אחרת פרט לאוספים בשעות שיא השיא.
טכניקות איסוף
ישנן מגוון טכניקות סטנדרטיות המשמשות ליצירת קשר עם לקוחות ולהפיק מהם הבטחות תשלום. דוגמה לשיטות הנפוצות יותר הן:
הוצא מכתבים או מיילים מטורפים כאשר נראה כי הלקוחות זקוקים לתזכורת מנוסחת. חברות מסוימות משתמשות בסדרה של תקשורת זו, כל אחת מהן מנוסחת בהדרגה.
חלק את חשבונות האיחור לקבוצות, כאשר החשבוניות הדולריות הגבוהות ביותר זוכות לתשומת לב המתמשכת ביותר. פעולה זו ממקדת את תשומת הלב באיסוף החשבוניות המעטות המרכיבות את עיקר החייבים באיחור.
לשתף את צוות המכירות במאמץ האיסוף למשימות איסוף גדולות או קשות יותר, כאשר חיבורי הלקוחות שלהם יכולים להועיל.
הציע להחזיר סחורות שלגביהן נראה שהתשלום לא יתקבל.
לשתף משרד עורכי דין באוספים. הוצאת הודעות על נייר המכתבים של משרד עורכי הדין יכולה להעביר את הרושם כי החברה עומדת לנקוט בצעדים משפטיים נגד הלקוח.
הגישו תביעה נגד הלקוח בבית המשפט לתביעות קטנות.
