מזומנים קטנים הם סכום מזומנים קטן המוחזק בשטח החברה כדי לשלם עבור צרכי מזומנים קלים. דוגמאות לתשלומים אלה הם ציוד משרדי, כרטיסים, פרחים וכו '. מזומנים קטנים מאוחסנים במגירה או בקופסא קטנה, היכן שצריך ביותר. יתכנו כמה מיקומים מזומנים קטנים בעסק גדול יותר, כנראה אחד לבניין או אפילו אחד לכל מחלקה. מערכת חשבונאית נפרדת משמשת למעקב אחר עסקאות מזומנים קטנים.
מערכת המזומנים הקטנים
כדי להקים קרן מזומנים קטנים, הקופא יוצר צ'ק בגובה המימון שהוקצה לקרן מזומנים מסוימת (בדרך כלל כמה מאות דולרים). לחלופין, הקופאית יכולה פשוט לספור את המזומנים עבור קרן המזומנים הזעירים, אם יש מספיק שטרות ומטבעות במקום. הרישום הראשוני ביומן המזומנים הזעירים הוא חיוב בחשבון המזומנים הקטנים וזיכוי בחשבון המזומן.
אפוטרופוס המזומנים הקטנים ואז משלם מזומנים קטנים מהקרן בתמורה לקבלות הקשורות להוצאות אשר יהיו. בשלב זה אין רשומה ביומן; במקום זאת, יתרת המזומנים בקרן המזומנים הקטנים ממשיכה לרדת, בעוד שמספר התקבולים ממשיך לגדול. סך התקבולים והמזומנים הנותרים אמור להיות שווה לסכום המימון הראשוני של מזומנים קטנים. עם זאת, שגיאות הקלטה וגניבה עלולות לגרום לשונות מסכום המימון הראשוני.
כאשר יתרת המזומנים בקרן המזומנים הקטנים יורדת לרמה מזערית דיה, האפוטרופוס המזומן הקטן מבקש לקבל יותר מזומן מהקופאית. זה לובש צורה של סיכום של כל הקבלות שהאפוטרופוס צבר. הקופאית יוצרת צ'ק חדש בגובה הקבלות ומחליפה את הצ'ק לקבלות. רישום יומן המזומנים הקטנים הוא חיוב בחשבון המזומנים הקטנים וזיכוי בחשבון המזומן.
האפוטרופוס לקופת מזומנים ממלא את מגירת המזומנים הקטנים או את התיבה, שכעת אמורה להכיל את הסכום המקורי של המזומן שיועד לקרן. הקופאית יוצרת רשומה ביומן כדי לרשום את התקבולים המזומנים הקטנים. זהו זיכוי לחשבון המזומנים הקטנים, וכנראה מחויב בכמה חשבונות הוצאות שונים, כגון חשבון הציוד המשרדי (תלוי מה נרכש במזומן). היתרה בחשבון המזומנים הקטנים אמורה להיות זהה לסכום בו התחיל.
במציאות, היתרה בחשבון המזומנים הקטנים גבוהה מסכום המזומנים בפועל בתיבת המזומנים הקטנים, מכיוון שהמזומנים בתיבה משולמים ללא הרף. עם זאת, ההבדל הוא כה זעום עד כי אין משמעותו לחלוטין לתוצאות בדוחות הכספיים. לפיכך, ההפרש מתיישב רק כאשר יש לחדש את תיבת המזומנים הקטנים.
דוגמה לחשבונאות מזומנים קטנים
חברה מקימה קרן מזומנים קטנים ומממנת אותה בתחילה ב -300 דולר. הערך הוא:
