מסמכי המקור הם הבסיס הפיזי לפיו נרשמות עסקאות עסקיות. מסמכי המקור נשמרים בדרך כלל לשימוש כראיה כאשר רואי החשבון בודקים מאוחר יותר את הדוחות הכספיים של החברה וצריכים לוודא שהעסקאות אכן התרחשו. בדרך כלל הם מכילים את המידע הבא:
תיאור עסקה עסקית
תאריך העסקה
סכום כסף ספציפי
חתימה מאשרת
מסמכי מקור רבים מוטבעים גם כדי להצביע על אישור, או עליהם לרשום את התאריך הנוכחי או את החשבונות שישמשו לרישום העסקה הבסיסית.
מסמך מקור לא חייב להיות מסמך נייר. זה יכול להיות גם אלקטרוני, כגון רישום אלקטרוני של שעות העבודה על ידי עובד, כפי שנכנס למערכת שעון הזמן של החברה באמצעות טלפון חכם.
דוגמאות למסמכי מקור, ולעסקאות העסקיות הקשורות אליהם המופיעות ברשומות הכספיות, הן:
הצהרת בנק . זה מכיל מספר התאמות ליתרת המזומנים בספרים של החברה, עליהם צריכה החברה להתייחס כדי להתאים את רשומותיה לזו של הבנק.
קלטת קופה . זה יכול לשמש כראיה למכירות במזומן, התומכות בהקלטת עסקת מכר.
קבלת כרטיס אשראי . זה יכול לשמש כראיה לפריסת כספים מזומנים קטנים.
תמונות בדוק תיבת נעילה . תמונות אלה תומכות בתיעוד קבלות במזומן מלקוחות.
תלוש אריזה . זה מתאר את הפריטים שנשלחו ללקוח, וכך תומך בהקלטת עסקת מכר.
הזמנת מכירה . מסמך זה, בשילוב עם שטר מטען ו / או רשימת אריזה, יכול לשמש לחשבונית לקוח, אשר בתורו מייצרת עסקת מכר.
חשבונית ספק . זהו מסמך מקור התומך בהנפקת מזומן, צ'ק או תשלום אלקטרוני לספק. חשבונית ספק תומכת גם ברישום הוצאה, פריט מלאי או רכוש קבוע.
כרטיס זמן . זה תומך בהנפקת משכורת או תשלום אלקטרוני לעובד. אם מחויבים שעות עובדים ללקוחות, זה גם תומך ביצירת חשבוניות לקוחות.
לדוגמא, חברה בעסקי ייעוץ. הוא צובר מידע על שעות עבודה מגליונות הזמנים של העובדים, אשר נכלל בחשבוניות הלקוח, אשר בתורם מובילים ליצירת עסקת מכירה וחשבונות. לפיכך, במצב זה, לוח הזמנים הוא מסמך המקור לעסקת מכר.
ישנם מספר בקרות אפשריות שניתן להשתמש בהן כדי להפחית את הסיכון שמסמכי המקור לא יירשמו כראוי במערכת הנהלת חשבונות. אחת הבקרות הנפוצות יותר היא מספרים מראש של מסמכים, כך שקל יותר לאתר מסמכים חסרים. בקרה נוספת היא ליישב את היתרות בחשבונות למסמכי המקור התומכים כדי לראות אם חלק מהמסמכים לא נרשמו, או שנראה כי עסקאות מסוימות שנרשמו בחשבונות אינן כוללות מסמכי מקור תומכים.
תקנות שונות מחייבות לשמור כמה מסמכי מקור למשך מספר שנים. זה יכול להיות גם זהיר לשמור מסמכים אלה ללא קשר לתקנות, ולו רק כדי לספק ראיות במקרה של תביעה משפטית, או כדי לספק שירות לקוחות טוב יותר. מסיבות אלה, על החברה לאמץ מדיניות להשמדת מסמכים השולטת בקפדנות בגריסה או צורה אחרת של ביטול מסמכי המקור עד לחלוף מספר מסוים של שנים.
