הצורך בתחנת עבודה באוצר
חלק גדול מזמני משרד האוצר נלקח על ידי קבוצה ספציפית של עסקאות בהיקף גבוה. עסקאות אלה כוללות קביעת מצב המזומנים היומי, התאמת תיק ההשקעות, שינוי מצב החוב של החברה ונקיטת צעדים להפחתת עמדות הסיכון של החברה. ניתן לעקוב אחר פעילויות אלה בגיליון אלקטרוני, אך פעולה זו גוזלת זמן וכפופה לטעות. המידע שמקורו בגיליונות האלקטרוניים הללו נרשם ידנית בספר החשבונות הכללי. גם הקלטת המידע הזה איטית ונתונה לטעות. פיתרון סביר לנושאים אלה הוא רכישת תחנת עבודה באוצר.
רכיבי תחנת עבודה של משרד האוצר
תחנת עבודה של משרד האוצר היא פתרון תוכנה ספציפי למשימה שעשוי להיות מיועד גם לסוג מסוים של חומרת מחשב. תחנת העבודה של משרד האוצר מיועדת לטפל במזומני מעקב, השקעה וניתוח סיכונים של עסק. ככזה, זהו כלי אידיאלי עבור מחלקת האוצר. עם זאת, יש לזה מחיר, שכן אפילו תצורה מינימלית תעלה לפחות 30,000 $, בעוד שמערכת מוגדרת לחלוטין עשויה לעלות פי עשרה. הטווח הרחב של עלויות תחנת העבודה נגזר מכמות הפונקציונליות הדרושה, וכן ממספר ממשקי הבנק המותאמים אישית שיש לבנות. בגלל עלויות אלה, בתוספת דמי האחזקה השנתיים הרגילים, תחנת עבודה של משרד האוצר אינה פתרון חסכוני לעסקים קטנים עד בינוניים.חשש נוסף הוא שתהליך ההתקנה יכול להימשך מספר חודשים לפני שהחברה קישרה את המערכת לכל הבנקים והמערכות הפנימיות שלה.
היתרונות של תחנות עבודה באוצר
למרות הטרחה והעלויות הקשורות לתחנת עבודה באוצר, זה עדיין פתרון מושך עבור ארגונים גדולים רבים יותר. באופן כללי, ניתן להשתמש בו לאוטומציה של הרבה משימות פקידותיות יותר. באופן ספציפי יותר, תחנת עבודה של משרד האוצר יכולה להשתלט על הפונקציות הבאות:
- חשבונאות . רשום את העסקאות החשבונאיות הקשורות לפעילות האוצר במערכת החשבונאית.
- פיוס בנקים . ייבא את רישום העסקאות של הבנק המשויך לחברה, ויישב אותן לרישום של אותן עסקאות.
- חשיפה . לזהות ולפקח על כל החשיפות הכספיות אליהן נתון העסק.
- חיזוי . אוסף מידע ממספר מקורות ליצירת תחזית במזומן.
- מטבע חוץ . עקוב אחר עמדות החברה באחזקות מטבע חוץ.
- השקעות . פיקוח ודיווח על כל סוגי ההשקעות, כגון אחזקות במכשירי שוק הכסף, קרנות נאמנות, מניות וכתבי אופציה.
- תשלומים . עיבוד תשלומי העברה בנקאית יוצאת.
- מה אם ניתוח . העריך את חשיפת החברה למגוון תרחישים, כגון שינויים בעקומת התשואה.
המגוון הרחב של התכונות הכלולות בתחנת עבודה של משרד האוצר הופך אותה לכלי יעיל ביותר עבור אותם גופים שיכולים להרשות לעצמם את העלויות הקדמיות והמתמשכות שלה.
