תיבת נעילה היא כתובת למשלוח דואר המופעלת באמצעות בנק שאליה החברה מפנה את לקוחותיה לשלוח את תשלומיהם. הבנק פותח את הדואר הנכנס, מפקיד את כל הכספים שהתקבלו בחשבון הבנק של החברה וסורק את התשלומים ואת כל פרטי ההעברה. התמונות הנסרקות מתפרסמות באתר מאובטח, שם צוות הנהלת החשבונות של החברה יכול לגשת לתמונות כדי להחיל תשלומים על חשבונות שטרם נותרו.
מערכת נעילה היא סידור של מספר תיבות נעילה המוצבות אסטרטגית ליד אשכולות גיאוגרפיים של לקוחות החברה, כך שזמן הדואר המצטבר מהלקוחות לתיבות הנעילה ממוזער. מערכת נעילה מעודדת על ידי בנקים, שמרוויחים עמלה חודשית קבועה עבור כל תיבת נעילה, וכן דמי שירות עבור כל תשלום שעובד. לדוגמא, חברה בבוסטון עשויה לבחור בקופסאות נעילה בשיקגו, לוס אנג'לס, יוסטון ומיאמי, על מנת לצמצם את שטף הדואר עבור תשלומים שבוצעו מלקוחות הממוקמים בסמוך לערים אלה.
הבנקים מספקים שירות סקירה תקופתי כדי להתאים את הכתובות שמהן הלקוחות מעבירים את התשלומים שלהם למיקומי תיבות הנעילה, כדי לראות אם תצורת תיבת הנעילה מותאמת. אם לא, תיבות הנעילה מועברות למיקומים נוספים הממוקדים בלקוח, ולקוחות מתבשרים לשנות את כתובות ההעברה שלהם למיקומים החדשים. לא מומלץ להזיז את מיקום תיבות הנעילה ללא הרף, מכיוון שהוא מרגיז את עובדי הלקוחות החייבים בתשלום, אשר חייבים להמשיך ולעדכן את כתובות התשלום במערכות המחשב שלהם.
מערכת נעילה היא דרך מצוינת לצמצם את הצפת הדואר עבור חברה גדולה יותר שיש לה בסיס לקוחות לאומי או בינלאומי. לעתים רחוקות יש צורך בחברה קטנה יותר עם בסיס לקוחות מקומי להשתמש ביותר מתיבת נעילה אחת בבנק מקומי, מכיוון שכל הפחתה בהצבת דואר מקוזזת יותר מדמי הבנק הקשורים אליה.
מאחר ואופן התשלום מתרחק בהדרגה מהמחאות ובעד תשלומים אלקטרוניים, הצורך במערכות תיבת נעילה עשוי לרדת.
