דוח ההזדקנות לתשלומי חשבונות מסווג את תשלומי הספקים על סמך דלי זמן. הדו"ח מוגדר בדרך כלל עם דלי זמן של 30 יום, כך שכל עמודה עוקבת בדו"ח מפרטת חשבוניות ספק שהן:
בני 0 עד 30 יום
בן 31 עד 60 יום
בן 61 עד 90 יום
ישן יותר מ -90 יום
כוונת הדוח היא להעניק למשתמש סיוע חזותי בקביעת החשבוניות שעברו איחור לתשלום. עם זאת, פגם עיקרי בדוח זה הוא שהוא מניח שכל החשבוניות אמורות לתשלום תוך 30 יום. במציאות, חשבוניות מסוימות עשויות להיות בתשלום בקבלה, בעוד 60 יום, או כמעט בכל מקום שביניהן. כתוצאה מכך, חשבונית המופיעה בדוח ההזדקנות כנוכחית עשויה למעשה להיות באיחור לתשלום, בעוד שטרם ניתן יהיה לשלם חשבונית המופיעה בדלי הזמן של 31 עד 60 יום.
כדי שהדוח יהיה אפקטיבי, יש לנקות אותו מעת לעת, כך שחיובים וזיכויים תועים יוסרו מהדוח. אחרת, הוא נוטה להיות עמוס עם הזמן ולכן קשה יותר לקרוא אותו.
בהתחשב בסוגיות שצוינו כאן, פיתרון טוב יותר הוא להשתמש בדוח שנוצר על ידי מערכת הנהלת החשבונות, המפרט רק את חשבוניות הספק שכמעט מגיעות לתשלום או באיחור, בהתבסס על מועדי חשבונית ותנאי תשלום ספק.
דוח ההזדקנות משמש לעתים את רואי החשבון החיצוניים של החברה כרישום של תשלומים המגיעים לתום התקופה המבוקרת. עם זאת, דוח זה שימושי עבורם רק אם סך כל זה תואם את יתרת החוב הסופית בתשלום הכללי.
