הקצאת הוצאות מתרחשת כאשר עלויות עקיפות מוקצות לחפצי עלות. הקצאת הוצאות נדרשת בכמה מסגרות חשבונאיות על מנת לדווח על עלות המלאי המלאה בדוחות הכספיים.
אובייקט עלות הוא כל דבר שעליו נערכת עלות. דוגמאות לחפצי עלות הם מוצרים, קווי מוצרים, לקוחות, אזורי מכירה וחברות בנות. עלות עקיפה היא עלות שאינה קשורה לפעילות אחת. דוגמאות לעלויות עקיפות הן שכר דירה, שירותים וציוד משרדי.
חברה רשאית להקצות את העלויות העקיפות שלה כדי לקבוע את כל העלות של אובייקט עלות על בסיס קליטה מלאה. קליטה מלאה מתייחסת להקצאת כל העלויות האפשריות לאובייקט עלות, כך שנחשבות העלויות של כל הפעילויות. גישה זו נדרשת על פי מסגרות החשבונאות של עקרונות חשבונאות מקובלים (GAAP) ותקנות דיווח פיננסי בינלאומי (IFRS).
על פי הגדרתו, הקצאה חייבת להיות לא מדויקת. לפיכך, עלות הקליטה המלאה וכתוצאה מכך של אובייקט עלות מטבעה אינה מדויקת. אם עסק אינו זקוק להקצאת הוצאות מדויקת מדי, הוא יכול להסתמך על נוסחה פשוטה וקלה להפיק. גישה זו נוקטת בדרך כלל בשימוש בהקצאת הוצאות כדי לעמוד בתכתיבים של תקן חשבונאי. עם זאת, אם נדרש דיוק רב יותר, אולי כדי לקבל החלטה ניהולית, ניתן להשתמש בשיטת הקצאה מורכבת יותר, כגון מערכת תמחיר מבוססת פעילות.
דוגמאות לשיטות הקצאת הוצאות הן כדלקמן:
שעות עבודה ישירות . עלויות תקורה של מפעל מוקצות באופן שגרתי למוצרים בהתבסס על מספר שעות העבודה הישירות המשמשות לייצור המוצרים. ההקצאה המתקבלת יכולה להיות לא מדויקת למדי, אך קל להפיק אותה.
הכנסות . עלות המטה הארגונית יכולה להיות מוקצה לחברות בנות על בסיס הכנסותיהן. הנימוק מאחורי הקצאה זו הוא שחברת הבת עם רמת הפעילות הגבוהה ביותר יכולה להרשות לעצמה לשאת בנטל התקורה התאגידית.
מטרים רבועים . אם אובייקט עלות (כגון פס ייצור) תופס כמות נכבדה של מטרים רבועים, ניתן להקצות את ההוצאות הללו הקשורות לעלויות המתקנים על סמך הרגל המרובעת בה משתמש אובייקט העלות.
כוח אדם . אם עיקר עלויות החברה קשורות לעלויות כוח אדם, שקול להקצות את העלויות העקיפות של כוח אדם על בסיס מספר העובדים או מספר שעות העבודה הנצרכות. גישה זו עובדת בצורה הטובה ביותר בעסקי שירותים, שיש בה עובדים רבים.
