צוות האוספים עשוי להתמודד עם מספר עצום של חשבוניות שאיחרו. אם כן, מנהל הגבייה זקוק להליך להתמודדות עם לקוחות באופן סטנדרטי כדי לפתור בעיות תשלומים. הליך הגבייה המפורט מופיע להלן. זרימת התהליך המצוינת כאן מייצגת באופן כללי רק את שלבי האינטראקציה עם הלקוח. צעדים אלה עשויים להיות מדשדשים, משלימים או מבוטלים, בהתאם למצב התשלום של כל חשבונית. השלבים הם:
הקצה חשבוניות באיחור (אופציונלי) . כאשר חשבונית מתעכבת לתשלום, הקצה אותה לפקיד גבייה לצורך פעילויות גבייה.
אמת את הניכויים המותרים (אופציונלי) . לקוח רשאי להגיש טופס המפרט תביעת ניכוי במסגרת תוכנית השיווק של החברה. אם כן, אמת את התביעה מול מנהל השיווק והתאם אותה לניכויים שלקוח הלקוח. אם ניתן לייחס ניכוי לניכוי המותר, הגש טופס אישור תזכיר אשראי לקיזוז סכום הניכוי.
הוציאו מכתבים מטורפים . השתמש בתוכנת הנהלת החשבונות כדי להדפיס מכתבים נועזים במרווחי זמן קבועים, כאשר כל אחד מהם מצביע על חשבוניות שלאחר מכן. סקור את המכתבים וחלץ מהם שעבורם פעילויות איסוף אחרות כבר מתבצעות. שלחו או שלחו דוא"ל את המכתבים האחרים ללקוחות.
ליזום קשר ישיר . אם עדיין נותרו חשבוניות באיחור, התקשר ללקוחות כדי לדון בסיבות לחוסר תשלום. לאחר כל שיחה, רשום את פרטי השיחה, כולל התאריך, מי פנה אליו, הסיבות שניתנו באיחור בתשלום והבטחות לשלם.
הסדרת תשלומי תשלום (אופציונלי) . אם יש צורך לקבל תקופת תשלום ארוכה יותר, תעד את תנאי התשלומים שיש לבצע, וכן את כל הריבית שיש לשלם וכל ערבויות אישיות לתשלום.
התאם את מסגרת האשראי (אופציונלי) . בשלב זה, על צוות האוספים לקבל מידע מספיק אודות מצבו הכלכלי של לקוח כדי להמליץ לצוות האשראי אם ישנה תקנה או הפסקת מסגרת האשראי של הלקוח. צוות האשראי אחראי על שינוי מסגרת האשראי - צוות הגבייה מספק מידע בלבד.
תשלומי צג תחת הסדרי ההתיישבות (אופציונלי) . אם יש תוכניות תשלום מיוחדות, השווה בין מועדי תשלום מתוכננים לתאריכים שבהם התקבלו בפועל תשלומים, ופנה ללקוחות ברגע שנראה שהם יחמיצו מועד תשלום מתוזמן. רמת ניטור זו נדרשת כדי למנוע מהלקוחות לעכב את תשלומיהם.
עיין בסוכנות הגבייה . לאחר שכל טכניקות הגבייה האחרות מנוסות, העבר חשבוניות לסוכנות גבייה. בשלב זה, בהחלט צריך לשים את הלקוח ברשימת החזקת אשראי.
לתבוע את הלקוח (אופציונלי) . אם כל שאר החלופות נכשלו, פגש את הצוות המשפטי של החברה בכדי לקבוע אם לחברה יש מספיק תיק נגד לקוח כדי לזכות בפסק דין נגדה בבית המשפט. כמו כן, הלקוח צריך שיהיו מספיק נכסים זמינים לתשלום כל פסק דין נגדו. אם נושאים אלה נראים נוחים, הסמיך את הצוות המשפטי להמשיך בתביעה.
מחק את יתרת היתרה . אם כל טכניקות הגבייה נכשלו, מלא טופס אישור תזכיר אשראי בסכום החשבוניות שיש למחוק.
התנהלו לאחר המוות . אם הייתה בעיה ספציפית במערכות החברה שגרמה להופעת חוב רע, התקשר לפגישה של אותם אנשים הקרובים ביותר לבעיה כדי לדון בפתרון. הקצאת אחריות לפריטים לפעולה, תעד את הפגישה וקבע פגישות מעקב לפי הצורך.
סביר יותר כי הליך הגבייה המתואר ישמש את אנשי האוספים החדשים. יש לאפשר לצוות מנוסה יותר לשנות את פעילויותיהם מרשימה זו, על סמך דעותיהם לגבי הדרך הטובה ביותר לאסוף מלקוחות מסוימים.
