מערכת עלות הזמנת עבודה צוברת את העלויות הנלוות לאצווה ספציפית של מוצרים. מערכת זו משמשת לגדלי אצווה קטנים, ובמיוחד כאשר המוצרים בכל אצווה שונים מהמוצרים שנוצרו בקבוצות אחרות. במצבים אלו, ההנהלה רוצה להבטיח שהעלויות שנגרמו יהיו סבירות בהשוואה למחירים שנגבים מהלקוחות. לדוגמה, המערכת יכולה לשמש למעקב אחר עלויות מכונות בהתאמה אישית. ללא מערכת הזמנת משרה, סביר להניח שעסק יצטט את מחירי המנות הנמוכות מדי, ובכך יגרום להפסדים.
רואה חשבון המשתמש במערכת עלות הזמנת משרה רשאי לעקוב אחר מידע ספציפי למשרה בגליון עלות משרה, או מידע זה עשוי להיות מקודד למסד נתונים של הזמנת משרה, כאשר לכל עבודה מוקצה מספר זיהוי ייחודי.
מערכת עלות הזמנת עבודה יכולה להיות מורכבת למדי. עליו לעקוב אחר מידע ממספר מקורות, כולל אלה:
חשבוניות ספק, שממנה יש לחייב באותה עבודה רק פריטי שורה הנוגעים למשרה.
רשומות שכר, מהן ששעות העבודה בעבודה ספציפית מחויבות באותה עבודה, ואולי כולל גם מיסי שכר, שעות נוספות והפרשי משמרות.
עלויות חומר, כאשר פריטי מלאי משוחררים מהמלאי ומחויבים לעבודה כמשומשת.
הקצאת תקורה, שמקורה במאגר עלויות ונגבית מכל עבודה בהתבסס על צורת שימוש כלשהי, כגון שעות עבודה שנוצרו או שעות מכונה בשימוש.
מספר מקורות המידע ונפח הפירוט שעשוי להיות משויך למשימה פירושו שהרשומות הבסיסיות יכולות להכיל כל מספר שגיאות. כדי למתן את הסיכון לטעויות, יש לבחון היטב את רשומות הזמנת המשרות. זה חשוב במיוחד כאשר עלויות המשרה יסוכמו ואז יחויבו ללקוחות תחת עלות בתוספת הסדרי חיוב.
במצבים בהם מיוצרים כמויות גדולות מאותם מוצרים, משתמשים במקום זאת במערכת עלות תהליכים, מכיוון שהיא מספקת גישה יעילה יותר לחשבונאות הקשורה.
