רישום יומן משמש לרישום צד החיוב והאשראי של עסקה ברשומות החשבונאיות. משתמשים בו במערכת הנהלת חשבונות כפולה, שבה יש צורך בחיוב ובזיכוי להשלמת כל ערך. המרכיבים החיוניים במתכונת רשומת היומן הם כדלקמן:
- שורת כותרת עשויה לכלול מספר הזנת יומן ותאריך כניסה. המספר משמש לאינדקס של רשומת היומן, כך שניתן יהיה לאחסן אותו כראוי ולקבל אותו מהאחסון.
- העמודה הראשונה כוללת את מספר החשבון ושם החשבון שאליו נרשמת הערך. שדה זה מוגדר אם הוא נועד לזכות החשבון.
- העמודה השנייה מכילה את סכום החיוב שיש להזין.
- העמודה השלישית מכילה את סכום האשראי שיש להזין.
- שורה תחתונה עשויה לכלול גם תיאור קצר של הסיבה לערך. מומלץ מאוד להזין שורה בשורה התחתונה מכיוון שיש כל כך הרבה רשומות ביומן שקל לשכוח מדוע כל ערך נרשם.
לפיכך, פורמט הזנת היומן הבסיסי הוא:
