תקציב משמש את העסק לקביעת ציפיות להכנסות ולהוצאות בתקופות עתידיות. יש להכין את תהליך הכנת התקציב באופן מלא ולהקפיד על לוח זמנים שנקבע, כך שהתקציב שהושלם יהיה מוכן לשימוש עד לתחילת שנת הכספים הבאה. אחרת, לא יהיה זמין תקציב לצורך השוואה לתוצאות בפועל בשנת הכספים הבאה. להלן השלבים הבסיסיים שיש לבצע:
- עדכן הנחות תקציב. סקור את ההנחות לגבי הסביבה העסקית של החברה ששימשו בסיס לתקציב האחרון, ועדכן לפי הצורך.
- שימו לב למימון זמין . קבע את סכום המימון הסביר ביותר שיהיה זמין בתקופת התקציב, מה שעשוי להגביל את תוכניות הצמיחה.
- שלב עלות נקודות . קבע אם ייווצרו עלויות צעד כלשהן במהלך הפעילות העסקית הסבירה בתקופת התקציב הקרובה, והגדר את סכום העלויות הללו ובאילו רמות פעילות הן ייווצרו.
- צור חבילת תקציב . העתק הלאה את הוראות התקצוב הבסיסיות מחבילת ההוראות ששימשה בשנה הקודמת. עדכן אותו על ידי הכללת ההוצאות בפועל עד כה שהוצאו בשנה הנוכחית, וכן השנת מידע זה לשנה הנוכחית המלאה. הוסף הערה לחבילה, תוך ציון מידע על עלויות שלב, צווארי בקבוק ומגבלות מימון צפויות לשנת התקציב הקרובה. ציין גם כל הנחיות לבקשות לתקצוב הון.
- הנפקת חבילת תקציב . הוציאו את חבילת התקציב באופן אישי, במידת האפשר, ותענו על כל שאלה מהמקבלים. ציין גם את תאריך היעד לטיוטה הראשונה של חבילת התקציב.
- השג תחזית הכנסות . השג את תחזית ההכנסות ממנהל המכירות, תקף אותה עם המנכ"ל ואז הפץ אותה למנהלי המחלקות האחרים. הם משתמשים במידע ההכנסות לפחות באופן חלקי כבסיס לפיתוח תקציבים משלהם.
- השג תקציבי מחלקות . השג את התקציבים מכל המחלקות, בדוק אם קיימות שגיאות, והשווה לאילוצי עליית צוואר הבקבוק, המימון והעלייה הצעדית. התאם את התקציבים לפי הצורך.
- אמת פיצויים . שלח את בקשות הפיצויים הכלולות בתקציבי המחלקה למנהל משאבי אנוש לצורך אימות. זה צריך לכלול התאמה לטווחי שכר ובירור האם מחושבים נכונה מיסי שכר.
- אמת את תוכניות הבונוס . האם צוות ההנהלה הבכיר יאמת את התנאים לפיהם הוסדרו תוכניות בונוס, והאם התנאים של אותם הסכמים סבירים. אם סביר להניח שתשלומי בונוס יתרחשו, כלול אותם בתקציב, יחד עם מיסי שכר החלים.
- השג בקשות לתקציב הון . אמת את כל הבקשות לתקציב ההון והעביר אותן לצוות ההנהלה הבכיר עם הערות והמלצות. התאם לדוח סילוק הרכוש הקבוע כדי להבטיח החלפת נכסים.
- עדכן את מודל התקציב . הזן את כל פרטי התקציב למודל התקציב הראשי. ודא כי שיעורי מס השכר במודל עודכנו לשנת התקציב. עדכן את הוצאות הפחת במודל, בהתבסס על מידע לסילוק נכסים קבועים ומידע על בקשת תקציב ההון.
- עיין בתקציב . נפגש עם צוות ההנהלה הבכיר לבדיקת התקציב. הדגישו בעיות אילוץ אפשריות וכל מגבלות הנגרמות על ידי מגבלות מימון. בדוק גם את תקפות יחסי המחזור עבור חשבונות חייבים, מלאי וחשבונות שיש לשלם ביחס למדדים היסטוריים, כמו גם מכירות לאיש מכירות. שים לב לכל ההערות שנשלחו על ידי צוות ההנהלה, והעביר מידע זה בחזרה לגורמי התקציב, עם בקשות לשינוי תקציביהם.
- עיבוד איטרציות תקציביות . עקוב אחר בקשות לשינוי תקציב מצטיינים, ועדכן את מודל התקציב עם איטרציות חדשות עם הגעתן. הקפד לעדכן הוצאות ריבית משוערות והכנסות מריבית, מכיוון שחלק המימון בתקציב מובהר.
- להשיג אישור . העבירו את התקציב לדירקטוריון לאישור.
- הוציאו את התקציב . צור גרסה מאוגדת של התקציב והפיץ אותו לכל הנמענים המורשים.
- טען את התקציב . טען את מידע התקציב בתוכנה הפיננסית, כך שתוכל ליצור תקציב לעומת דוחות בפועל.
- אמת תקציב טעון . השווה את התקציב הטעון בתוכנת הנהלת החשבונות לגרסת התקציב המאושרת, והתאם לכל שגיאה.
- נעל את התקציב . התחל הגנת סיסמא של מודל התקציב. כמו כן, צור עותק של הדגם וארכיב את העותק.
