הוצאה היא הפחתת ערך הנכס כאשר הוא משמש לייצור הכנסות. אם יש להשתמש בנכס הבסיס לאורך תקופה ארוכה, ההוצאה לובשת צורה של פחת והיא מחויבת באופן יחסי לאורך חיי השימוש הנכסים. אם ההוצאה היא עבור פריט שנצרך מיד, כמו למשל משכורת, אז בדרך כלל היא מחויבת בהוצאות עם ההוצאה. ההוצאות הנפוצות הן:
עלות טובין שנמכרו
הוצאות שכירות
הוצאות שכר
הוצאות שירות
אם הוצאה הינה בסכום מינורי שאולי לא נצרך במשך תקופה ארוכה, בדרך כלל היא מחויבת בהוצאות בבת אחת, כדי לבטל את זמן צוות החשבונאות שאחרת יידרש למעקב אחר נכס.
במסגרת חשבונאות בסיס מזומנים, הוצאה נרשמת בדרך כלל רק כאשר בוצע תשלום במזומן לספק או לעובד. על בסיס בסיס הצבירה של החשבונאות, הוצאה נרשמת כאמור לעיל, כאשר יש ירידה בערך הנכס, ללא קשר לתזרים מזומנים כלשהו.
רכישת נכס עשויה להירשם כהוצאה אם הסכום ששולם נמוך ממגבלת ההיוון ששימשה חברה. אם הסכום ששולם היה גבוה ממגבלת ההיוון, הוא במקום זאת היה נרשם כנכס ומחויב בהוצאות במועד מאוחר יותר, כאשר הנכס נצרך.
חשבונאות ההוצאה כוללת בדרך כלל אחת מהעסקאות הבאות:
חיוב להוצאה, אשראי למזומן . משקף תשלום במזומן.
חיוב להוצאה, אשראי לחשבונות שיש לשלם . משקף רכישה שבוצעה באשראי.
חיוב להוצאה, אשראי לחשבון נכסים . משקף את החיוב בהוצאה של נכס, כגון הוצאות פחת על נכס קבוע.
חיוב בהוצאה, אשראי לחשבון התחייבויות אחרות . משקף תשלום שאינו כרוך בתשלומי סחר, כגון תשלום ריבית על הלוואה, או הוצאה שנצברה.
על פי עקרון ההתאמה, הוצאות מוכרות בדרך כלל באותה תקופה בה מוכרים הכנסות נלוות. לדוגמא, אם סחורות נמכרות בינואר, יש לרשום הן את ההכנסות והן את עלויות הסחורות שנמכרו הקשורות לעסקת המכירה בינואר.
הוצאה אינה זהה להוצאה. הוצאה היא תשלום או התחייבות התחייבות, ואילו הוצאה מייצגת את צריכת הנכס. לפיכך, חברה יכולה לבצע הוצאה של 10,000 $ במזומן עבור נכס קבוע, אך הנכס של 10,000 $ יחויב רק בהוצאות לאורך תקופת החיים השימושית שלה. לפיכך, הוצאה מתרחשת בדרך כלל מקדימה, בעוד שההכרה בהוצאה עשויה להתפרס על פני תקופה ממושכת.
ניהול הוצאות הוא הרעיון של סקירת הוצאות כדי לקבוע אילו מהן ניתן להפחית או לבטל בבטחה מבלי להשפיע לרעה על ההכנסות או על פיתוח מוצרים ושירותים עתידיים. תקציבים וניתוח מגמות היסטורי הם כלי ניהול הוצאות.
