ימי קבלת חשבונות הם מספר הימים שחשבונית לקוח מחייבת לפני גבייתה. מטרת המדידה היא לקבוע את היעילות של מאמצי האשראי והגבייה של החברה לאפשר אשראי ללקוחות מכובדים, כמו גם את יכולתה לגבות מהם מזומנים במועד. המדידה מוחלת בדרך כלל על כל מערך החשבוניות שיש לחברה בחוב בכל נקודת זמן, ולא על חשבונית אחת. כאשר היא נמדדת ברמת הלקוח האינדיבידואלית, המדידה יכולה להצביע מתי הלקוח נתקל בבעיות בתזרים המזומנים, מכיוון שהוא ינסה למתוח את משך הזמן לפני שהוא משלם חשבוניות.
אין מספר מוחלט של ימי קבלת חשבונות הנחשבים כמייצגים ניהול חשבונות מצוין או לקוי, שכן הנתון משתנה במידה ניכרת בענף ובתנאי התשלום הבסיסיים. באופן כללי, נתון של 25% יותר מהתנאים הסטנדרטיים המותרים מהווה הזדמנות לשיפור. לעומת זאת, נתון ימי קבלת חשבונות שקרוב מאוד לתנאי התשלום שהוענקו ללקוח, מעיד ככל הנראה על כך שמדיניות האשראי של החברה הדוקה מדי. כאשר זה המקרה, חברה פוטנציאלית מבטלת מכירות (ורווחים) על ידי מניעת אשראי ללקוחות שיש סיכוי גבוה יותר שלא לשלם לחברה.
הנוסחה לימי קבלת חשבונות היא:
(חשבונות חייבים ÷ הכנסות שנתיות) x מספר הימים בשנה = ימי חייבים
לדוגמא, אם לחברה יתרת חשבונות ממוצעת של 200,000 $ ומכירות שנתיות של 1,200,000 $, נתון ימי החשבונות שלה הוא:
(200,000 $ חשבונות חייבים ÷ 1,200,000 $ הכנסות שנתיות) x 365 ימים
= 60.8 ימי חשבונות חייבים
החישוב מצביע על כך שלחברה נדרשים 60.8 יום לגביית חשבונית טיפוסית.
דרך יעילה להשתמש במדידת ימי החשבונות היא לעקוב אחריה בקו מגמה, חודש אחר חודש. פעולה זו מראה על כל שינוי ביכולתה של החברה לגבות מלקוחותיה. אם עסק מאוד עונתי, וריאציה היא להשוות את המדידה לאותו מדד לאותו חודש בשנה הקודמת; זה מספק בסיס סביר יותר להשוואה.
לא משנה כיצד משתמשים במדידה זו, זכור כי היא בדרך כלל מורכבת ממספר רב של חשבוניות מצטיינות, ולכן אינה מספקת תובנות לגבי גביית חשבונית ספציפית. לפיכך, עליכם להשלים אותו עם בחינה שוטפת של דוח חייבי החשבונות המיושנים ושטרות הגבייה של צוות הגבייה.
להלן כל השיטות האפשריות להפחתת מספר ימי החיוב בחשבונות:
הקשיחו את תנאי האשראי, כך שלקוחות חלשים יותר מבחינה כלכלית חייבים לשלם במזומן
התקשר ללקוחות לפני מועד התשלום כדי לראות אם תשלומים נקבעו וכדי לפתור בעיות מוקדם ככל האפשר
התקן תוכנת אוספים כדי להגביר את היעילות של צוות האוספים
שכרו צוות תמיכה לטיפול בניירת עבור אנשי האוספים, כך שייקדש זמן רב יותר לפנייה ללקוחות
לערב סיוע אוספים אגרסיבי יותר, כגון משרד עורכי דין, מוקדם יותר בתהליך הגבייה
להיות מוכן להחזיר סחורה אם לקוח לא יכול לשלם
