דוח קבלה משמש לתיעוד תוכן המסירה לעסק. את הטופס ממלא הצוות המקבל של העסק המקבל את הסחורה שנמסרה. המידע הבא נכלל בדרך כלל בדוח המקבל:
- תאריך ושעה בהם התקבלה המסירה
- שם חברת השילוח שמסרה את הסחורה
- שם כל פריט שהתקבל
- כמות של כל פריט שהתקבל
- מספר הזמנת הרכש המאשר, אם מצוין בתיעוד המסירה או בתיבה
- מצב הפריטים שהתקבלו. זה יכול להיות ערך שלילי, בו מציינים רק סחורה פגומה.
ניתן להשתמש בדוח המקבל בכמה דרכים, כולל הבאות:
- חוזר . אם יש להחזיר טובין מסוימים, הדוח המקבל מתעד את סיבת ההחזרה, כגון טובין פגומים.
- חייבים . הדו"ח המקבל יכול לשמש כראיה לקבלה בתהליך ההתאמה המשולש. גישה זו נפוצה יותר לרכישות בדולר גדול יותר.
- צבירות . צוות הנהלת החשבונות רשאי להשתמש בדוחות קבלה שהושלמו בסמוך לסוף החודש כדי לצבור הוצאות עבור חשבוניות ספק שעדיין לא הגיעו.
עותק אב של כל דוח מקבל מאוחסן במחלקת הקבלה. עותקים נשלחים למחלקות אחרות כנדרש על ידי נהלי החברה, כגון העותק שנשלח לצוות התשלומים לתיעוד הסחורה שהתקבלה.
מנקודת מבט שליטה, זה יכול להיות שימושי למספר באופן ייחודי כל דוח מקבל. לאחר מכן ניתן לבדוק את רצף המספרים כדי לראות אם חסרים דיווחים מקבלים.
