הגדרת הוצאות ששולמו מראש
הוצאה ששולמה מראש היא הוצאה ששולמה בתקופת חשבונאית אחת, אך נכס הבסיס שלה לא ייצרך עד לתקופה עתידית. כאשר הנכס נצרך בסופו של דבר, הוא מחויב בהוצאות. אם נצרך לאורך מספר תקופות, עשויה להיות סדרה של חיובים תואמים להוצאות.
הוצאה ששולמה מראש מועברת במאזן של ארגון כנכס שוטף עד שהיא נצרכת. הסיבה לייעוד הנכסים הנוכחי היא שרוב הנכסים ששולמו מראש נצרכים תוך מספר חודשים מרשמתם הראשונית. אם סביר להניח שהוצאה ששולמה מראש לא תיכלל במהלך השנה הבאה, היא הייתה מסווגת במאזן כנכס ארוך טווח (דבר נדיר).
דוגמה להוצאה ששולמה מראש היא ביטוח, שמשולם לעתים קרובות מראש למספר תקופות עתידיות; ישות רושמת בתחילה הוצאה זו כהוצאה ששולמה מראש (נכס), ואז מחייבת אותה בהוצאות לאורך תקופת השימוש. פריט נוסף הנפוץ בחשבון ההוצאות ששולמו מראש הוא שכר הדירה ששולם מראש.
ההוצאות נרשמות כהוצאות ששולמו מראש על מנת להתאים יותר את הכרתן כהוצאות לתקופות בהן הן נצרכות בפועל. אם עסק לא היה משתמש במושג התשלומים המוקדמים, הנכסים שלהם היו מעט מאופקים בטווח הקצר, וכך גם הרווחים שלהם. הרעיון של תשלום מראש אינו משמש תחת בסיס מזומנים של חשבונאות, המשמש בדרך כלל ארגונים קטנים יותר.
חשבונאות תשלום מראש
החשבונאות הבסיסית עבור הוצאה ששולמה מראש פועלת לפי השלבים הבאים:
עם הרישום הראשוני של חשבונית ספק במערכת הנהלת החשבונות, ודא שהפריט עומד בקריטריונים של החברה להוצאה ששולמה מראש (נכס).
אם הפריט עומד בקריטריונים של החברה, גבה אותו מחשבון ההוצאות ששולמו מראש. אם לא, גבה את סכום החשבונית בהוצאה בתקופה הנוכחית.
רשום את סכום ההוצאה בגיליון האלקטרוני של התאמת הוצאות.
בסוף תקופת החשבונאות, קבע את מספר התקופות בהן יופחת הפריט והזן מידע זה בגליון האלקטרוני לפיוס. ערך זה צריך לכלול את סכום הפחתים היישר שייגבה בכל אחת מהתקופות הרלוונטיות.
בתום תקופת החשבונאות, צור ערך התאמה המפחית את הסכום שנקבע מראש לחשבון ההוצאות הרלוונטי ביותר.
לאחר השלמת כל ההפחתות, ודא שהסכום בגיליון האלקטרוני תואם את היתרה הכוללת בחשבון ההוצאות ששולמו מראש. אם לא, השלימו בין השניים והתאימו לפי הצורך.
שיטה מומלצת היא לא לרשום הוצאות קטנות יותר לחשבון ההוצאות ששולמו מראש, מכיוון שנדרש מאמץ רב מדי לעקוב אחריהם לאורך זמן. במקום זאת, גבה סכומים קטנים יותר אלה בהוצאות ככל שהתקבלו. כדי להרחיב את הרעיון הזה, שקול לגבות יתרות שנותרו להוצאות לאחר שהופחתו לרמה מינימלית מסוימת. שתי פעולות אלה צריכות להיות כפופות למדיניות חשבונאית רשמית הקובעת את הסף שבו יש לחייב הוצאות ששולמו מראש.
דוגמה להוצאות ששולמו מראש
חברה משלמת 60,000 דולר מראש עבור ביטוח אחריות דירקטורים ונושאי משרה לשנה הקרובה. רישום היומן הוא:
