ישנם כמה הבדלים מרכזיים בין חשבונית להצהרה. חשבונית מתעדת עסקת מכר ספציפית בה סופקו טובין או שירותים לקונה, ואילו הצהרה מפרטת את כל החשבוניות שטרם שולמו על ידי הקונה. התוצאה היא ההבדלים הבאים:
הכוונה לחשבונית היא גביית תשלום מהקונה בגין מכירה ספציפית, ואילו הצהרה מהווה יותר הודעה כללית על אי תשלום.
חשבונית מספקת מידע מפורט יותר אודות מכירה ספציפית, כגון תיאור הפריט, מחיר הפריט, דמי משלוח ומיסי מכירה, ואילו הצהרה מספקת סך כולל בלבד עבור כל חשבונית.
חשבוניות מונפקות בכל פעם שמכירה הושלמה, ואילו הצהרות מונפקות רק במרווחי זמן קבועים, כמו למשל בסוף החודש.
הקונה רושם תשלום בעת קבלת חשבונית, אך אינו רושם כלל עסקה חשבונאית כאשר מתקבלת הצהרה, מכיוון שההצהרה הינה אינפורמטיבית בלבד.
זה יכול להיות לא חכם להתייחס לדוח כאל חשבונית ולשלם פריטי רישום בדוח, שכן יתכן שהקונה כבר שילם עבור אותם פריטים, אך התשלום עדיין לא בא לידי ביטוי במערכת החשבונאית של המוכר. אלטרנטיבה טובה יותר עבור הקונה היא לבצע בירורים בנוגע לכל חשבוניות המופיעות בדוח, ולקבל מידע מפורט יותר לפני הוצאת תשלום.
לא יכול להיות כמה בלבול בין החשבונית לבין אמירה במונחים כשדנים ספקי כרטיס אשראי, שכן הם להנפיק "הצהרה" כי הוא למעשה חשבונית.
