בקרות שכר כלליות
שקול להשתמש בבחירה של הפקדים הבאים כמעט לכל מערכות השכר, ללא קשר לאופן שבו נצבר מידע על שעת הזמן או כיצד משלמים לעובדים:
ביקורת . האם מבקרים פנימיים או מבקרים חיצוניים יבצעו ביקורת תקופתית על פונקציית השכר כדי לוודא אם מחושבים תשלומי שכר נכון, עובדים שמשלמים עדיין עובדים בחברה, רשומות זמן נצברות כראוי וכו '.
שנה הרשאות . אפשר רק לשנות את המצב המשפחתי של העובד, הלנת קצבאות או ניכויים אם העובד הגיש בקשה בכתב וחתום לחברה לעשות זאת. אחרת, אין הוכחה שהעובד רצה שיבוצע שינוי. אותה שליטה חלה על כל שינוי בשיעור התשלום שביקש מנהל.
שנה יומן מעקב . אם אתה מעבד שכר ביתי עם מודול שכר ממוחשב, הפעל את יומן מעקב השינויים וודא שהגישה אליו זמינה רק באמצעות ממשק מוגן בסיסמה. יומן זה יעקוב אחר כל השינויים שבוצעו במערכת השכר, וזה מאוד שימושי למעקב אחר רשומות שגויות או הונאות.
דוחות בדיקת שגיאות . ניתן להבחין בסוגים מסוימים של שגיאות שכר על ידי הפעלת דוחות המציגים רק פריטים הנמצאים מחוץ לתפוצה הרגילה של תוצאות השכר. יתכן שלא כל אלה מצביעים על שגיאות מסוימות, אך ההסתברות לשגיאות בסיסיות גבוהה יותר עבור הפריטים המדווחים. על מנהל השכר או צד ג 'שאינו מעורב בפעילויות שכר, לרוץ ולעיין בדוחות אלה.
קווי מגמת הוצאות . חפש תנודות בהוצאות הקשורות לשכר בדוחות הכספיים, ואז בדוק את הסיבות לתנודות.
הוציא דוח תשלום למפקחים . שלח רשימת תשלומים לעובדים לכל מפקח מחלקה, עם בקשה לבדוק אותה לגבי סכומי תשלום נכונים ושמות לא מוכרים. הם עשויים לזהות תשלומים המתבצעים לעובדים שכבר אינם עובדים בחברה.
הגבל גישה לרשומות . נעל את תיקי העובדים ורשומות השכר בכל עת שהם אינם נמצאים בשימוש, כדי למנוע גישה בלתי מורשית. השתמש בהגנת סיסמה אם רשומות אלה מאוחסנות באופן מקוון. אמצעי זהירות זה לא רק כדי למנוע ממישהו לגשת לרשומות של עובד אחר, אלא גם כדי למנוע שינויים בלתי מורשים ברשומות (כגון שיעור שכר).
הפרדת חובות . בקש מאדם אחד להכין את שכר העבודה, לאדם אחר לאשר אותו ואחר ליצור תשלומים, ובכך להפחית את הסיכון להונאה אלא אם כן אנשים רבים יתכווצו בכך. בחברות קטנות יותר בהן אין מספיק כוח אדם להפרדת תפקודים נכונה, לפחות התעקש שמישהו יבדוק ויאשר את שכר העבודה לפני שנשלח התשלומים לעובדים.
בקרות חישוב שכר
הרשימה הבאה של בקרות אפשריות עוסקת בבעיות כמו חסרות זמנים, זמן עבודה לא נכון וחישובי שכר שגויים. הם:
מערכות לזמן אוטומטי . בהתאם לנסיבות, שקול להתקין שעון זמן ממוחשב. לשעונים אלה יש מספר בקרות מובנות, כמו רק לאפשר לעובדים להסתובב או לצאת למשמרות המיועדות להם, ולא לאפשר שעות נוספות ללא עקיפת פיקוח, ו (לשעונים ביומטריים) לבטל את הסיכון לאגרוף חברים. כמו כן, עליך לשלוח כל דוחות חריגים שנוצרו על ידי שעונים אלה למפקחים לבדיקה.
אימות חישוב . אם אתה מחשב שכר ידני, הבן אדם שני לאמת את כל החישובים, כולל שעות עבודה, שיעורי שכר בשימוש, ניכויי מס והלנת ניכוי. אדם שני נוטה יותר לבצע בדיקה קפדנית מאשר מי שמקורו בחישובים.
אימות שעות עבודה . תמיד יש לפקח לאשר שעות עבודה על ידי עובדים, כדי למנוע מעובדים לגבות זמן רב יותר ממה שעבד בפועל.
התאם את פנקס השכר למסמכים תומכים . במרשם השכר ניתן לראות שכר ברוטו, ניכויים ושכר נטו, וכך גם מסמך סיכום טוב ממנו ניתן לאתר את המסמכים התומכים לצורכי אימות.
התאם כרטיסי זמן לרשימת עובדים . קיים סיכון לא מבוטל שעובד לא יעבור בגיליון זמנים במועד, וכך לא ישולם לו שכר. כדי להימנע מבעיה זו, הדפס רשימת עובדים פעילים בתחילת עיבוד השכר וסמן את השמות ברשימה כשתקבל את גיליונות הזמנים שלהם.
אימות עבד שעות נוספות . גם אם אינך דורש מהמפקחים לאשר את שעות העבודה של העובדים, לפחות שהמפקחים יאשרו שעות עבודה נוספות. קיימת פרמיית שכר בשעות אלו, כך שהעלות לחברה גבוהה יותר, וכך גם הפיתוי של העובדים לתבוע אותם.
שלם אישור לשינוי תשלום . שקול לדרוש לא רק חתימת אישור אחת לשינוי שכר לעובד, אלא שתי חתימות - אחת על ידי המפקח על העובד ואחת על ידי המפקח ברמה הבאה. פעולה זו מפחיתה את הסיכון לשיתוף פעולה בשינוי שיעורי השכר.
בדוק בקרות תשלום
כאשר אתה משלם לעובדים בצ'קים, יש צורך במספר בקרות בכדי להקל על סיכוני ההונאה ושגיאות שונות. פקדי המפתח הם:
עדכן הרשאות חתימה. כאשר חותמי צ'קים עוזבים את החברה, הסר אותם מרשימת חותמי הצ'קים המורשים והעביר מידע זה לבנק. אחרת, הם עדיין יוכלו לחתום על צ'קים של חברות.
בדיקות ידיים לעובדים . במידת האפשר, המחאות יד ישירות לעובדים. פעולה זו מונעת סוג של הונאה שבה פקיד שכר יוצר צ'ק לעובד רפאים, ומכניס את הצ'ק לכיסו. אם זו שליטה לא יעילה מדי, שקול לחלק באופן ידני הפצת צ'קים באופן ידני.
נעל את המשכורות שלא חולקו . אם אתה מנפיק תלושי משכורת ישירות לעובדים ומישהו לא נוכח, אז נעל את הצ'ק שלו במקום מאובטח. אחרת, צ'ק כזה יכול להיגנב ולפרע.
התאמת כתובות . אם החברה שולחת דוא"ל צ'קים לעובדיה, התאם את הכתובות בצ'קים לכתובות עובדים. אם יותר משיק אחד הולך לאותה כתובת, ייתכן כי פקיד שכר מנתב תשלומים בלתי חוקיים עבור עובדים מזויפים לכתובת שלו.
חשבון בדיקת שכר . עליכם לשלם לעובדים מחשבון צ'קים נפרד, ולממן חשבון זה רק בסכום הצ'קים ששולמו. פעולה זו מונעת ממישהו להגדיל במרמה את הסכום בתלוש משכורת קיים או ליצור סכום חדש לחלוטין, מכיוון שהכספים בחשבון לא יספיקו לתשלום עבור הצ'ק שהשתנה.
יתכן שתגלה שכמה פקדים תומכים זה בזה, כך שיש השפעות חופפות הנובעות ממספר פקדים. במקרים אלה, ייתכן שתוכל לבטל בבטחה כמה פקדים, בידיעה שבקרות אחרות עדיין ימתנו את הסיכון לאובדן.
