כאשר נרשמת הוצאה, ברור שהיא מופיעה בפריט שורה בדוח רווח והפסד. בדוח רווח והפסד מוצגים התוצאות הכספיות של עסק לתקופת זמן מוגדרת. הוצאה מופיעה בעקיפין יותר במאזן, כאשר סעיף שורת הרווחים שנשמרו בסעיף ההוני במאזן תמיד יצטמצם באותו סכום כמו ההוצאה.
בנוסף, צד הנכס במאזן יירד או שצד ההתחייבויות יגדל בסכום ההוצאה ובכך ישמור על איזון המאזן. להלן דוגמאות למיקומי השינויים:
נכסים . ירידות במזומן אם שילמת את פריט ההוצאה במזומן, או ירידת מלאי אם מחקת מלאי כלשהו.
חשבונות נכסי קונטרה . חשבון קונטרה פחת שנצבר גדל אם יצרת חיוב פחת.
התחייבויות . הוצאות שנצברו גדלות אם יצרת צבירת הוצאות, או עלייה בתשלום חשבונות אם רשמת חשבונית ספק שטרם שולמה.
בקיצור, ההוצאות מופיעות ישירות בדוח רווח והפסד בעקיפין במאזן. כדאי לקרוא תמיד גם את דוח רווח והפסד וגם את מאזן החברה, כך שניתן יהיה לראות את ההשפעה המלאה של הוצאה.
