עסקה חשבונאית היא אירוע עסקי בעל השפעה כספית על הדוחות הכספיים של עסק. זה נרשם ברשומות החשבונאיות של העסק. דוגמאות לעסקאות חשבונאיות הן:
מכירה במזומן ללקוח
מכירה באשראי ללקוח
קבל מזומן בתשלום חשבונית שחייב לקוח
רכוש רכוש קבוע מספק
רשום את הפחת של נכס קבוע לאורך זמן
קנה ספקים מתכלים מספק
השקעה בעסק אחר
השקעה בניירות ערך סחירים
עיסוק בגידור למיתון ההשפעות של שינוי מחיר שלילי
לווה כספים ממלווה
הוציא דיבידנד למשקיעים
מכירת נכסים לצד שלישי
יכולות להיות גם עסקאות חשבונאיות מרמיות שמורכבות למעשה על ידי ההנהלה או צוות הנהלת החשבונות. ניתן להימנע מעסקאות אלה באמצעות מערכת בקרות מקיפה.
כל עסקה חשבונאית צריכה לפעול על פי הוראות המשוואה החשבונאית, הקובעת כי כל עסקה חייבת להביא לנכסים השווים התחייבויות בתוספת הון עצמי. לדוגמה:
מכירה ללקוח מביאה לגידול בחשבונות חייבים (נכס) ולעלייה בהכנסות (מגדיל בעקיפין את ההון העצמי).
רכישה מספק מספק גידול בהוצאות (מקטין בעקיפין את ההון העצמי) וירידה במזומן (נכס).
קבלת מזומנים מלקוח מביאה לגידול במזומן (נכס) ולירידה בחשבונות חייבים (נכס).
הלוואת כספים מהמלווה מביאה לגידול במזומן (נכס) ולעלייה בהלוואות לתשלום (התחייבות).
לפיכך, כל עסקה חשבונאית מביאה למשוואה חשבונאית מאוזנת.
עסקאות חשבונאות נרשמות במישרין או בעקיפין ברישום יומן. המגוון העקיף נוצר כאשר אתה משתמש במודול בתוכנת הנהלת החשבונות כדי להקליט עסקה, והמודול יוצר עבורך את רשומת היומן. לדוגמא, מודול החיוב בתוכנת הנהלת החשבונות יחייב את חשבון החשבונות ויזכה את חשבון ההכנסות בכל פעם שתיצור חשבונית לקוח.
אם רשומה ביומן נוצרת ישירות במערכת חשבונאית ידנית, ודא שסכום כל החיובים שווה לסכום כל הזיכויים, או שהעסקה לא תהיה מאוזנת, מה שלא מאפשר ליצור דוחות כספיים. אם רישום יומן נוצר ישירות בחבילת תוכנה חשבונאית, התוכנה תסרב לקבל את הרישום אלא אם כן מחייבת זיכויים שווים.
