תקציב גמיש

סקירת תקציב גמישה

תקציב גמיש מתאים לשינויים ברמות ההכנסות בפועל. הכנסות בפועל או אמצעי פעילות אחרים מוכנסים לתקציב הגמיש לאחר השלמת תקופת חשבונאות, והוא מייצר תקציב ספציפי לתשומות. לאחר מכן משווים את התקציב להוצאות בפועל לצורכי בקרה. הצעדים הדרושים לבניית תקציב גמיש הם:

1. זהה את כל העלויות הקבועות והבדל אותן במודל התקציב.

2. קבע עד כמה כל העלויות המשתנות משתנות ככל שמדידות הפעילות משתנות.

3. צור את מודל התקציב, שבו עלויות קבועות "מקודדות" במודל, ועלויות משתנות נקבעות כאחוז ממדדי הפעילות הרלוונטיים או כעלות ליחידת מדד פעילות.

4. הזן אמצעי פעילות בפועל למודל לאחר השלמת תקופת חשבונאות. זה מעדכן את העלויות המשתנות בתקציב הגמיש.

5. הזן את התקציב הגמיש שהתקבל לתקופה שהושלמה למערכת החשבונאית לצורך השוואה להוצאות בפועל.

גישה זו משתנה מהתקציב הסטטי הנפוץ יותר, שאינו מכיל אלא סכומים קבועים שאינם משתנים עם רמות ההכנסות בפועל. תקציב לעומת דוחות בפועל בתקציב גמיש נוטים להניב שינויים רלוונטיים בהרבה מאלה שנוצרו בתקציב סטטי, מכיוון שההוצאות המתוקצבות וההוצאות בפועל מבוססות על אותו מדד פעילות. המשמעות היא שההבדלים יהיו ככל הנראה קטנים יותר מאשר בתקציב סטטי, ויהיו ניתנים לפעולה רבה.

ניתן ליצור תקציב גמיש שנע ברמת התחכום. להלן מספר וריאציות על הרעיון:

• תקציב בסיסי גמיש . בפשטותו, התקציב הגמיש משנה את ההוצאות המשתנות ישירות עם ההכנסות. יש בדרך כלל אחוז המובנה במודל המוכפל להכנסות בפועל כדי להגיע לאילו הוצאות צריכות להיות ברמת הכנסות מוצהרת. במקרה של עלות הסחורה שנמכרה, ניתן להשתמש בעלות ליחידה, ולא באחוזים מהמכירות.

• תקציב גמיש ביניים . חלק מההוצאות משתנות עם מדדי פעילות אחרים מאשר הכנסות. לדוגמא, הוצאות הטלפון עשויות להשתנות עם שינויים במספר המניות. אם כן, ניתן לשלב אמצעי פעילות אחרים אלה במודל התקציב הגמיש.

• תקציב גמיש מתקדם . ההוצאות עשויות להשתנות רק בטווחי הכנסות מסוימים או פעילויות אחרות; מחוץ לטווחים אלה עשוי לחול שיעור שונה של ההוצאות. תקציב גמיש ומתוחכם ישנה את הפרופורציות להוצאות אלה אם המדידות עליהן הן מבוססות עולות על תחומי היעד שלהן.

בקיצור, תקציב גמיש מעניק לחברה כלי להשוואת ביצועים בפועל לתקציב ברמות פעילות רבות.

יתרונות התקצוב הגמיש

התקציב הגמיש הוא מושג מושך. להלן מספר יתרונות:

• שימוש בסביבת עלות משתנה . התקציב הגמיש שימושי במיוחד בעסקים שבהם העלויות תואמות קשר הדוק עם רמת הפעילות העסקית, כמו סביבה קמעונאית בה ניתן להפריד את התקורה ולטפל בה כעלות קבועה, בעוד שעלות הסחורה קשורה ישירות להכנסות.

• מדידת ביצועים . מכיוון שהתקציב הגמיש מבנה את עצמו מחדש על פי רמות הפעילות, הוא כלי טוב להערכת ביצועי המנהלים - על התקציב להתאים היטב את הציפיות בכל מספר רמות פעילות.

• יעילות תקצוב . ניתן להשתמש בתקצוב גמיש לעדכון ביתר קלות של תקציב שעדיין טרם סופו עליו הכנסות או נתוני פעילות אחרים. על פי גישה זו, מנהלים נותנים את אישורם לכל ההוצאות הקבועות, כמו גם להוצאות משתנות כחלק מההכנסות או מדדי פעילות אחרים. ואז צוות התקצוב משלים את יתרת התקציב, שזורם דרך הנוסחאות בתקציב הגמיש ומשנה באופן אוטומטי את רמות ההוצאות.

נקודות אלה הופכות את התקציב הגמיש למודל מושך עבור המשתמש התקציבי המתקדם. עם זאת, לפני שתחליט לעבור לתקציב הגמיש, שקול את הנושאים המשלימים הבאים.

חסרונות של תקצוב גמיש

נראה כי התקציב הגמיש בהתחלה הוא דרך מצוינת לפתור רבים מהקשיים הגלומים בתקציב סטטי. עם זאת, ישנם גם מספר סוגיות רציניות עם זה, אליהן אנו מתייחסים בנקודות הבאות:

• ניסוח . למרות שתקציב ה- flex הוא כלי טוב, זה יכול להיות קשה לנסח ולנהל. בעיה אחת בניסוחה היא שעלויות רבות אינן משתנות לחלוטין, אלא בעלות רכיב בעלות קבועה שיש לחשב ולכלול בנוסחת התקציב. כמו כן, ניתן להשקיע זמן רב בפיתוח נוסחאות עלות, שהוא יותר זמן מכפי שצוות התקצוב הטיפוסי זמין בעיצומו של תהליך התקציב.

• עיכוב סגירה . לא ניתן לטעון תקציב גמיש לתוכנת הנהלת החשבונות לצורך השוואה לדוחות הכספיים. במקום זאת, על רואה החשבון להמתין עד שתושלם תקופת דיווח כספי, ואז להכניס הכנסות ואמצעי פעילות אחרים למודל התקציבי, לחלץ את התוצאות מהמודל ולהעלות אותם לתוכנת החשבונאות. רק אז ניתן להוציא דוחות כספיים המכילים תקציב מול מידע ממשי, המעכב את הוצאת הדוחות הכספיים.

• השוואת הכנסות . בתקציב גמיש אין השוואה בין תקצוב להכנסות בפועל מכיוון ששני המספרים זהים. המודל נועד להתאים את ההוצאות בפועל להוצאות הצפויות, ולא להשוות בין רמות ההכנסות. אין שום דרך להדגיש אם ההכנסות בפועל הן מעל או מתחת לציפיות.

• תחולה . לחברות מסוימות יש כל כך מעט עלויות משתנות מכל סוג שהוא, שאין טעם להקים תקציב גמיש. במקום זאת, יש להם כמות עצומה של תקורה קבועה שאינה משתנה בתגובה לכל סוג של פעילות. לדוגמה, שקול חנות אינטרנט שמורידה תוכנה ללקוחותיה; סכום מסוים של הוצאה נדרש לתחזוקת החנות, ולמעשה אין עלות של סחורות שנמכרו, למעט עמלות כרטיסי אשראי. במצב זה, אין טעם לבנות תקציב גמיש, מכיוון שהוא לא ישתנה מתקציב סטטי.

בקיצור, תקציב גמיש דורש זמן נוסף לבנייתו, מעכב את הוצאת הדוחות הכספיים, אינו מודד שינויים בהכנסות, וייתכן שהוא אינו חל על פי מודלים תקציביים מסוימים. אלו נושאים חמורים הנוטים להגביל את השימוש בו.